Чи можна виплатити добові та компенсацію після відрядження

Так, ви можете відшкодувати добові та інші витрати вже після фактичного повернення з поїздки, а також встановити закордонні добові у фіксованій сумі в гривнях (наприклад, 1000 грн/доба), головне — оформити це в наказі / Положенні та дотримати ліміт 80 євро на день для неоподатковуваної частини.

Обґрунтування

1. Чи обов’язково видавати аванс і чи можна компенсувати все після повернення
Для комерційних роботодавців закон прямо не вимагає обов’язково видавати аванс на відрядження, ключове — щоб витрати були документально підтверджені та пов’язані з відрядженням. Стаття 121 Кодексу законів про працю гарантує працівникові право на відшкодування витрат у зв’язку з відрядженням, але не забороняє компенсувати їх постфактум, якщо, наприклад, ви спочатку хочете переконатися, що прикордонний перехід відбувся і відрядження фактично мало місце.

2. Добові у гривнях для закордонного відрядження і ліміт 80 євро
Неоподатковуваний розмір закордонних добових встановлено як не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним курсом НБУ для цілей оподаткування, але норма не вимагає нараховувати добові саме в євро. За пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ роботодавець може встановити добові в гривні (наприклад 1000 грн/доба), якщо це закріплено в Положенні про відрядження або наказі, і контролювати, щоб гривнева сума не перевищувала гривневий еквівалент 80 євро за кожен день відрядження. Якщо в окремі дні 1000 грн перевищать еквівалент 80 євро, сума перевищення оподатковується як додатковий дохід працівника за тим же пп. 170.9.1 ПКУ.

3. Документальне підтвердження і невдалий перетин кордону
Добові — це витрати на харчування та власні потреби за кожен день відрядження, що не потребують чеків, але факт відрядження має бути підтверджений наказом і хоч одним документом, який свідчить про поїздку (маршрут, квитки, рахунки за проживання, відмітки прикордонної служби тощо). За тим самим пп. 170.9.1 ПКУ, якщо відрядження фактично не відбулося (немає наказу і жодних підтверджуючих документів перетину кордону чи поїздки), виплачені суми можуть розцінюватися як оподатковуваний дохід. Тому з практичної точки зору безпечніше:

• спочатку видати/не видавати аванс за вашим внутрішнім рішенням;
• після повернення, коли є підтвердження факту поїздки, нарахувати й виплатити добові та компенсувати фактичні витрати на проїзд/ПММ за наданими документами.

Рекомендація:
Зафіксуйте в Положенні про відрядження, що: добові за кордон встановлені у фіксованій сумі в гривнях (наприклад 1000 грн/день), неоподатковуваний ліміт контролюється згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, а добові й компенсації витрат можуть виплачуватися як авансом, так і за результатами відрядження на підставі наказу та підтвердних документів.

Виплата добових у гривнях після фактичного повернення з Молдови з розміром, зафіксованим у внутрішніх документах та в межах ліміту 80 євро на день, повністю відповідає вимогам податкового законодавства.