Терміни підписання акту для врахування витрат на прибуток

Законодавство не встановлює граничного строку, протягом якого замовник повинен накласти КЕП на акт, отриманий через «Вчасно». Дата накладення КЕП сама по собі не визначає період визнання витрат. Згідно ПП.181.7 датою операції є сама дата документа, незалежна від дати накладання підпису. Водночас, якщо відсутній письмовий договір і немає умови про визнання послуг без підпису замовника, непідписаний замовником акт не є належним підтвердженням прийняття послуг, тому не варто формувати витрати лише на його підставі.

Відповідно до ч. 1, 2 та 5 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, а господарські операції відображаються у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Тому дата накладення КЕП не змінює період, до якого належать витрати, якщо документ лише підтверджує вже здійснену господарську операцію.

Ні Податковий кодекс України, ні Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV не встановлюють строку, протягом якого замовник зобов'язаний підписати електронний акт. Відповідно до ст. 6 Закону № 851-IV електронний підпис використовується для ідентифікації автора електронного документа та завершує його створення.

Разом із тим для підтвердження витрат важливим є факт прийняття послуг замовником. Якщо письмовий договір відсутній, то відсутня і можливість передбачити в ньому умову, що послуги вважаються прийнятими без підписання акта замовником. Тому в такій ситуації безпечніше все ж підписати акт.

Сам факт оплати послуг не завжди свідчить про їх прийняття. Якщо рахунок (інвойс) не містить усіх обов'язкових реквізитів первинного документа, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV, лише платіжної інструкції для підтвердження витрат може бути недостатньо.

Якщо на дату складання річної фінансової звітності акт ще не підписаний, але послуги фактично отримані, підприємство має право відобразити витрати на підставі внутрішнього первинного документа, складеного відповідальною особою, із зазначенням оцінки суми витрат. Таку можливість передбачено п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88. Після отримання належним чином оформленого первинного документа від виконавця різниця (за її наявності) коригується в тому звітному періоді, коли документ отримано.

Отже, підписати акт через «Вчасно» можна і після дати його складання — закон не встановлює для цього конкретного строку. Однак за відсутності письмового договору та умови про одностороннє прийняття послуг найбезпечніше отримати підписаний обома сторонами акт. Якщо до моменту складання річної фінансової звітності цього зробити не вдалося, витрати можуть бути відображені на підставі внутрішнього первинного документа відповідно до п. 2.6 Положення № 88, а після підписання акта — за потреби уточнені.

Раді допомогти, звертайтесь ще!