Проблеми з актом виконаних робіт: відповідальність і первинні документи

Так, підписати такий акт кваліфікованим електронним підписом у системі «Вчасно» можна, і загалом він вважатиметься первинним документом. Водночас якщо у самому акті не зазначено посаду та прізвище особи, відповідальної за здійснення господарської операції від імені замовника, а договір не містить спеціальних положень щодо електронного документообігу, це створює певні формальні податкові ризики. Найбезпечніше рішення — попросити виконавця доповнити акт цими реквізитами.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 первинний документ повинен містити, зокрема, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, а також особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Під час накладення КЕП у системі «Вчасно» кваліфікований сертифікат містить дані, які дозволяють однозначно ідентифікувати підписанта (ПІБ, РНОКПП, код ЄДРПОУ юридичної особи). Таким чином, вимога щодо наявності даних, які дають змогу ідентифікувати особу, фактично виконується. Водночас у самому тексті акта реквізит щодо посади відповідальної особи із боку замовника залишається незаповненим.

Звертаємо увагу на зміни, що відбулися з 1 квітня:

У частині 2 ст. 9 Закону про бухоблік перелічено обов’язкові реквізити:

абзац шостий: «посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;»
абзац сьомий: «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.»
А далі в абзаці восьмому частини 2 ст. 9 Закону про бухоблік закріплено норму:

«Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.»
Це на користь того, що порушення тут немає. Але, може бути так, що нічого подібного в догворі не передбачено.

Якщо сторони працюють за договором, який не містить спеціальних умов щодо оформлення електронних первинних документів, контролюючі органи під час перевірки можуть, посилаючись на п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, розцінювати відсутність зазначення посади та прізвища особи, яка прийняла послуги, як формальний недолік первинного документа та ставити під сумнів належне документальне підтвердження витрат.

Разом із тим абзац дев'ятий ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та абзац третій п. 2.3 Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 прямо передбачають, що неістотні недоліки первинних документів не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не перешкоджають ідентифікації особи, яка брала участь у здійсненні операції, дати її здійснення, сторін, змісту та обсягу господарської операції.

Такого ж підходу дотримується і Верховний Суд. Зокрема, у постановах від 15.07.2025 у справі №440/5003/23, від 11.09.2024 у справі №120/13387/23 та від 30.10.2025 у справі №380/27500/23 суд зазначив, що визначальним є реальність господарської операції та фактичний рух активів, а не формальна бездоганність оформлення документа. Тому відсутність у самому бланку акта зазначення посади або розшифрування підпису за наявності КЕП уповноваженої особи сама по собі не свідчить про відсутність належного первинного документа.

Якщо є можливість, найкраще попросити виконавця відкликати документ у системі «Вчасно» та направити новий акт, у якому в реквізитах замовника буде зазначено посаду та ПІБ особи, яка підписуватиме документ (наприклад, «Директор ТОВ …»). Це повністю усуне формальні ризики.

Якщо ж контрагент не може або не бажає виправляти документ, акт можна підписати КЕП у наявному вигляді. При цьому бажано, щоб особа, яка накладає КЕП від імені ТОВ, мала належні повноваження на підписання первинних документів (статут, наказ або довіреність відповідно до п. 2.4 Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17), а сама господарська операція була фактично виконана та підтверджувалася іншими документами, зокрема договором, оплатою та іншими матеріалами щодо її здійснення. При цьому, слід внести зміни до наявного договру доповленням або додаковою угодою, яка б зробила можливим використання абзацу 8го частини 2 пункут 9 Закону про бухоблік, і тоді будь які ризики будуть відсутні, якщо і в майбутньому виконавець не буде вказувати посаду та прізвище.

Раді допомогти, звертайтесь ще!