Зміна прізвища ФОП: що робити з документами та ліцензіями

У разі зміни прізвища ФОП необхідно послідовно оновити персональні дані в Державному реєстрі фізичних осіб, ЄДР, отримати новий КЕП, перереєструвати ПРРО, внести зміни до ліцензійних реєстрів, повідомити банк, а також, за потреби, оновити відомості в реєстрах платників єдиного податку. Дотримання такої послідовності дозволяє уникнути проблем із підписанням документів, використанням ПРРО та чинністю ліцензій.

1. Оновлення паспорта та даних у ДРФО (форма № 5ДР)
Після отримання нового паспорта у зв'язку зі зміною прізвища необхідно протягом одного місяця подати до контролюючого органу заяву за формою № 5ДР про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб — платників податків відповідно до п. 70.7 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Подати заяву можна через Електронний кабінет або особисто до податкового органу.

При цьому реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) не змінюється — оновлюються лише персональні дані, зокрема прізвище.

2. Внесення змін до ЄДР
Після оновлення даних у ДРФО необхідно внести зміни до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань відповідно до ст. 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» https://zakon.rada.gov.ua/go/755-15.

Для цього подається заява про державну реєстрацію змін. Подати її можна:

через портал «Дія»;
через ЦНАП;
через нотаріуса.
Після внесення змін до ЄДР у всіх державних реєстрах буде відображатися нове прізвище підприємця.

3. Скасування старого КЕП та отримання нового
Після зміни прізвища необхідно отримати новий кваліфікований електронний підпис.

Відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text кваліфікований сертифікат відкритого ключа містить персональні дані власника. Після зміни прізвища попередній сертифікат фактично втрачає актуальність, тому його слід скасувати та оформити новий.

Новий КЕП буде використовуватися для:

подання звітності;
роботи в Електронному кабінеті;
підписання документів;
роботи з ПРРО;
взаємодії з банком.
4. Перереєстрація ПРРО
Зміна прізвища ФОП є підставою для перереєстрації програмного РРО відповідно до Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317.

Послідовність дій така:

Закрити робочу зміну на ПРРО.
Сформувати та передати останній Z-звіт.
Через Електронний кабінет подати Заяву про реєстрацію ПРРО за формою № 1-ПРРО (форма F1316605) із позначкою «Перереєстрація».
Подати Повідомлення за формою № 5-ПРРО із даними нового кваліфікованого електронного підпису (або електронної печатки), який використовуватиметься для підписання чеків.
Після отримання підтвердження виконати синхронізацію ПРРО та перевірити коректність відображення нового прізвища у фіскальних чеках.
5. Внесення змін до ліцензій
Якщо ФОП має ліцензії, після зміни прізвища необхідно оновити інформацію про ліцензіата.

Ліцензії на алкоголь, тютюн, пальне

Відповідно до Закону України № 3817 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text переоформлювати саму ліцензію не потрібно, потрібно подати заяву на внесення змін (поставити відповідну позначку на єдиному бланку відповідної заяви, та заповнити її актуальними даними)

ФОП повинен протягом 30 календарних днів з дня зміни прізвища подати до органу ліцензування заяву про внесення змін до відомостей, що містяться:

у Єдиному реєстрі ліцензіатів з виробництва та обігу спирту, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини та рідин, що використовуються в електронних сигаретах;
або у Єдиному реєстрі ліцензіатів та місць обігу пального.
Після внесення змін інформація оновлюється саме у відповідному державному реєстрі.

Інші види ліцензій

Якщо ФОП має інші ліцензії (медична, охоронна тощо), необхідно повідомити відповідний орган ліцензування про зміну персональних даних у строки, визначені спеціальними ліцензійними умовами або Законом України про ліцензування відповідного виду діяльності.

6. Оновлення банківських даних
Після внесення змін до ЄДР необхідно звернутися до банку.

Сам номер рахунку (IBAN) не змінюється.

До банку необхідно подати документи, що підтверджують зміну прізвища (як правило, новий паспорт та актуальний витяг або виписку з ЄДР), щоб банк оновив:

анкету клієнта;
персональні дані;
картку із зразком підпису (якщо вона використовується);
інформацію для дистанційного банківського обслуговування.
Після цього банк оновить інформацію про власника рахунку.

7. Реєстр платників єдиного податку та ПДВ
Якщо ФОП є платником єдиного податку

Необхідно подати заяву про застосування спрощеної системи оподаткування із позначкою про внесення змін до відомостей (поле 5.4) протягом одного місяця з дня зміни прізвища відповідно до п. 298.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Згідно з п. 299.8 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text зміни до Реєстру платників єдиного податку вносяться у день подання такої заяви.

Якщо ФОП зареєстрований платником ПДВ

Окрему заяву за формою № 1-ПДВ подавати не потрібно.

Відповідно до п. 183.15 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text контролюючий орган проводить перереєстрацію платника ПДВ автоматично на підставі відомостей, отриманих з ЄДР.

Форма № 20-ОПП

Повідомлення за формою № 20-ОПП лише через зміну прізвища повторно подавати не потрібно, оскільки не змінюються самі об'єкти оподаткування, їх місцезнаходження чи характеристики.

8. Повідомлення контрагентів та оформлення кадрових документів
Після завершення державної реєстрації змін бажано письмово повідомити контрагентів про зміну прізвища, щоб вони правильно оформлювали:

договори;
акти;
видаткові документи;
рахунки;
іншу первинну документацію.
Якщо ФОП використовує найману працю, доцільно оформити відповідні зміни до кадрових документів та, за потреби, укласти додаткові угоди до трудових договорів із зазначенням нового прізвища роботодавця. Це дозволить забезпечити відповідність кадрової документації актуальним реєстраційним даним.

Раді допомогти, звертайтесь ще!