Правила документального оформлення витрат на ремонт вбиральні нотаріуса

Так, приватний нотаріус може віднести витрати на поточний ремонт вбиральні на витрати професійної діяльності за умови їх документального підтвердження та зв’язку з діяльністю, а необхідність ремонту доцільно оформити внутрішнім розпорядчим документом і первинними актами виконаних робіт.

Обґрунтування

1. Чи можна віднести ремонт вбиральні на витрати нотаріуса
Витрати на підтримання приміщення в належному стані (ремонт, заміна окремих елементів, матеріали для оздоблення) належать до поточного ремонту, а не до поліпшення об’єкта. Заміна санітарно-технічного обладнання (унітаз, умивальник, сифон, меблі у вбиральні) та використання клею, шпаклівки для ремонту вбиральні не збільшують майбутні економічні вигоди від використання приміщення, а спрямовані на підтримання його функціонального стану, тому такі витрати можуть бути включені до витрат того періоду, в якому проведено роботи, за аналогією до позиції щодо поточного ремонту елементів приміщення, яка випливає з підходу, закріпленого у п. 15 НП(С)БО 7 та п. 33 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів.

2. Як документально оформити необхідність і факт поточного ремонту
Необхідність ремонту і сам ремонт доцільно оформити таким чином.

• Видати внутрішній наказ (розпорядження) нотаріуса про проведення поточного ремонту вбиральні з коротким описом причин (зношеність обладнання, протікання, невідповідність санітарним вимогам).
• Оформити документ, що фіксує стан до ремонту та обсяг робіт:
  • або «Акт обстеження/дефектний акт» із переліком робіт і елементів, що підлягають заміні;
  • або включити цей опис безпосередньо до наказу.
• Підтвердити придбання матеріалів і обладнання первинними документами: рахунки, видаткові накладні, фіскальні чеки, у яких зазначено найменування товару і покупця.
• Якщо роботи виконує підрядник — укласти договір і підписати акт виконаних робіт із розшифруванням видів робіт і вартості.
• Якщо роботи виконує сам нотаріус або його працівники — зафіксувати це внутрішнім актом виконаних робіт на підставі наказу та первинних документів на матеріали.

3. Відображення витрат у обліку нотаріуса
Витрати на поточний ремонт вбиральні включаються до документально підтверджених витрат, пов’язаних із провадженням незалежної професійної діяльності нотаріуса. Оподатковуваним доходом є сукупний чистий дохід, тобто різниця між доходом і документально підтвердженими витратами, необхідними для провадження незалежної професійної діяльності, що випливає з п. 178.3 Податкового кодексу України. Такі витрати слід відобразити в обліку доходів і витрат нотаріуса з відповідним описом (наприклад, «витрати на поточний ремонт приміщення нотаріальної контори (вбиральні)»).

Рекомендація:
У наказі і дефектному акті чітко зазначайте, що приміщення використовується для здійснення нотаріальної діяльності, а ремонт здійснюється для забезпечення належних умов роботи та відвідування клієнтів, щоб підкреслити зв’язок витрат із професійною діяльністю.

Витрати на ремонт вбиральні за наявності належних первинних документів та внутрішнього обґрунтування можуть безпечно враховуватися у складі витрат приватного нотаріуса.