Перехід сумісника на основне місце роботи: документи та донарахування зарплати

Частково так, але зміну статусу сумісництва на основне місце роботи оформлюють не «переведенням», а через звільнення й нове прийняття, при цьому ЄСВ до мінімальної зарплати донараховують лише тоді, коли працівник уже став основним і база ЄСВ за місяць менша за МЗП, а штрафів саме за роботу без основного місця закон не передбачає.

Обґрунтування

1. Як оформити перехід із сумісництва на основне місце роботи і з якої дати
Трудове законодавство не містить механізму переведення з сумісництва на основне місце роботи, тому зміну статусу оформлюють через звільнення з роботи за сумісництвом і подальше прийняття за основним місцем роботи. Такий підхід прямо обґрунтований нормами КЗпП щодо роботи за сумісництвом і наявності одного основного місця роботи та підтверджений позицією Мінекономіки у листі від 27.08.2026 №4701-05/90130-09, де наголошено, що законодавство не передбачає процедури переведення, але не обмежує право працівника змінювати основне місце роботи, а отже роботодавець має діяти за схемою «звільнення + прийняття» з оформленням нових трудових відносин. Оформити це доцільно поточною датою, тобто датою, коли ви дізналися про втрату працівником попереднього основного місця роботи, а не «заднім числом», оскільки роботодавець не зобов’язаний контролювати наявність у сумісника основної роботи й не несе відповідальності за період, коли не знав про її відсутність.

2. Чи є відповідальність за те, що сумісник певний час працював без основного місця роботи
Сумісництвом є виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час, що прямо випливає зі ст. 102-1 КЗпП, і з цього логічно випливає, що сумісництво без основного місця роботи юридично «некоректне». Водночас трудове законодавство не покладає на роботодавця за сумісництвом обов’язку перевіряти наявність основного місця роботи та не встановлює спеціальної відповідальності ні для працівника, ні для роботодавця за ситуацію, коли працівник продовжує працювати як сумісник після звільнення з основного місця й не повідомляє про це, тому штрафів саме за цей факт немає.

3. ЄСВ до мінімальної зарплати: коли і що донараховувати
Обов’язок нараховувати ЄСВ з мінімальної зарплати виникає тоді, коли працівник працює за основним місцем роботи, не є особою з інвалідністю, місяць відпрацьований повністю (або працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць), а база нарахування ЄСВ за такий місяць менша за МЗП, причому для зовнішніх сумісників така вимога не застосовується, що прямо випливає з ч. 5 ст. 8 Закону №2464-VI про ЄСВ та пп. 6 п. 2 розд. ІІІ Інструкції №449. За період, коли працівник був оформлений як сумісник, донараховувати ЄСВ до мінімальної зарплати не потрібно, навіть якщо його фактичний дохід був меншим за МЗП, а от уже з місяця, в якому ви офіційно приймете його на основне місце роботи, потрібно контролювати базу ЄСВ щомісяця та донараховувати до мінімальної (через окремий рядок у Додатку 1 з додатковою базою і типом нарахування «13»), якщо фактичний дохід за місяць менший за МЗП.

4. Чи потрібно виправляти звітність і які штрафи можливі
Оскільки для періоду, коли працівник був сумісником без основного місця роботи, закон не вимагає донараховувати ЄСВ до мінзарплати й не передбачає окремої відповідальності за сам факт такого працевлаштування, підстав для подання уточнюючих розрахунків виключно з цієї причини немає, тож узагалі можна не коригувати попередні Податкові розрахунки. Якщо ж у майбутніх періодах вже як основному працівнику ви виявите помилки в нарахуванні ЄСВ або ПДФО/вз (заниження бази, неправильні коди ознаки основного місця роботи тощо), то такі помилки потрібно виправляти через уточнюючі розрахунки за відповідні місяці, окремо по кожному звітному місяцю, а можливі штрафи за несвоєчасну сплату ПДФО/вз і ЄСВ тоді будуть застосовуватися за податковим законодавством, але їх розмір залежить від фактичної суми недоплати й строку затримки, що вимагає окремого розрахунку для кожного випадку.

Формально безпечна лінія поведінки для роботодавця зараз полягає в тому, щоб поточною датою оформити працівнику звільнення із сумісництва і прийняття на основне місце роботи, а у наступних місяцях уже правильно застосовувати вимогу ЄСВ з мінімальної зарплати та коректно показувати його статус в Податковому розрахунку.