Чи може голова ОСББ підписувати накладні на ТМЦ

Так, голова ОСББ може підписувати накладні на отримання ТМЦ, але тільки якщо його повноваження на це належним чином оформлені внутрішніми документами ОСББ або договором чи довіреністю.

Обґрунтування

1. Підписання первинних документів здійснюють уповноважені особи
Право підпису первинних документів від імені юрособи належить тим особам, яких визначив керівник у внутрішніх актах підприємства. Відповідно до п. 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, керівник затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл і підписувати первинні документи, пов’язані з відпуском та витрачанням ТМЦ.
Голова ОСББ є керівником юрособи, тож за загальним правилом може бути включений до такого переліку і мати право підпису накладних.

2. Повноваження на отримання ТМЦ мають бути підтверджені документально
За п. 2.4 Положення, повноваження особи, яка в інтересах юрособи одержує ТМЦ, підтверджуються відповідно до законодавства і можуть бути підтверджені:

• письмовим договором з контрагентом;
• довіреністю;
• актом органу юридичної особи (наказ, рішення, положення тощо).
  Для голови ОСББ це може бути статут, рішення загальних зборів/правління, наказ про організацію бухобліку або окрема довіреність на отримання ТМЦ.

3. Конкретні документи, якими доцільно закріпити право підпису
Право підпису накладних і право отримувати ТМЦ доцільно оформити:

• наказом або положенням про організацію бухгалтерського обліку, де голова ОСББ включений до переліку осіб, що підписують первинні документи;
• договором з контрагентом, де прямо передбачено, що накладні може підписувати голова ОСББ;
• довіреністю на отримання ТМЦ, виданою від імені ОСББ за підписом уповноваженого органу.

Формальне закріплення цих повноважень забезпечує дійсність накладних та захищає ОСББ і контрагентів від спорів.