Облік звільнення працівника та виплат за невикористану відпустку

Частково так, ви правильно звільнили працівника датою смерті, але звільнення й виплати потрібно відобразити в різних періодах об’єднаної звітності: дату припинення трудових відносин – «заднім числом» у періоді смерті, а компенсацію – у періоді її фактичного нарахування та виплати.

Обґрунтування

1. Дата звільнення та наказ Датою припинення трудового договору в разі смерті є дата смерті працівника, незалежно від дати наказу, тобто у наказі правильно вказувати саме дату загибелі, а сам наказ видавати реальною датою отримання свідоцтва про смерть, як це прямо випливає з п. 8-2 ч. 1 ст. 36 та роз’яснень Мінсоцполітики за листом від 31.12.2010 №284/06/186-10.

2. Як показати звільнення в Д5 і за який період Звільнення потрібно відобразити уточнюючим Додатком Д5 саме за місяць, у який припадає дата смерті, навіть якщо свідоцтво отримано й наказ видано у 2026 році. Для цього:

• подаєте «Уточнюючий» Податковий розрахунок за місяць смерті 2023 року;
• у Д5:
  • графа 10 – дата припинення трудових відносин = дата смерті;
  • графа 16 – номер і дата наказу серпня 2026 року;
  • графа 17 – підстава «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП»;
  • графа 20 – «0» (рядок на додавання, оскільки це уточнення минулого періоду).
    Такий підхід узгоджується з вимогою відображати дату припинення трудового договору саме датою смерті за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

3. Коригування Д1 за період після дати смерті Якщо працівник у Д1 після дати фактичної смерті показувався як такий, що перебуває в трудових відносинах (є дні в графі 14), подаєте уточнюючі Д1 окремо за кожен місяць:

• за місяць смерті:
  • перший рядок – на вилучення (копія старого рядка з графою 25 = «1»);
  • другий рядок – на додавання з правильною кількістю календарних днів перебування у трудових відносинах до дати смерті включно, графа 25 = «0»;
• за всі наступні місяці після дати смерті – вилучаєте рядки з цим ІПН (дублюєте рядок і ставите КТН 3 у графі 9 або позначку на вилучення залежно від формату, без заповнення графи 14).
  Такий підхід відповідає логіці виправлення несумових показників шляхом подання уточнюючих Д1 окремо за кожен місяць за Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.

4. Відображення компенсації у Д1 (ЄСВ) та вибір підходу
Стосовно компенсації за невикористану відпустку померлому працівнику існують дві позиції податкових органів:

• позиція «нараховувати ЄСВ»: на всі виплати, нараховані померлому працівнику за період, що закінчується днем його смерті (включно компенсація), ЄСВ нараховується на загальних підставах (ЗІР, кат. 201.04.01, на яку орієнтуються й свіжі ІПК); тоді:
  • показуєте суму компенсації в Д1 за серпень 2026 року з ІПН померлого:
    • графа 9 – КТН «1» (нарахування за минулі періоди),
    • графа 10 – місяць припинення трудового договору (місяць смерті 2023 року у форматі ММРРРР),
    • графа 14 – не заповнюється,
    • графи 16–17 – сума компенсації, графа 20 – нарахований ЄСВ;
• обережний підхід «не нараховувати ЄСВ»: оскільки після смерті особа вже не є застрахованою, а компенсація за відпустку є виплатою за невідпрацьований час, можна обрати варіант, за яким ЄСВ не нараховується й компенсація в Д1 не відображається, спираючись на те, що база визначається лише для застрахованих осіб за Законом №2464-VI.
  У цьому разі рекомендують отримати власну ІПК, щоб мінімізувати ризики.

5. Відображення компенсації та податків у 4ДФ Сума компенсації за невикористану відпустку, нарахована померлому працівнику і виплачена матері, оподатковується як звичайний дохід:

• утримуєте ПДФО 18 % і військовий збір 5 % на користь померлого (одержувачем є його мати, але дохід належав працівнику);
• у додатку 4ДФ за серпень 2026 року:
  • зазначаєте ІПН померлого працівника;
  • ознака доходу – «101»;
  • графа 3 – сума компенсації;
  • графи 4 і 5 – суми ПДФО та ВЗ;
  • графа 8 – дата звільнення = дата смерті працівника.
    Такий порядок відповідає підходу, за яким усі належні, але не отримані за життя доходи виплачуються членам сім’ї, але в 4ДФ відображаються за ІПН померлого, з ознакою «101» (підтверджено роз’ясненнями ЗІР, кат. 103.25, на які спираються профільні матеріали).

Рекомендація: Якщо сума компенсації значна або очікуєте перевірку, доцільно обрати підхід із нарахуванням ЄСВ на компенсацію та паралельно запросити власну ІПК, щоб зафіксувати «вашу» позицію щодо ЄСВ на майбутнє.

Правильне відображення цієї ситуації зводиться до уточнення Д5 і Д1 за місяць смерті та наступні місяці й показу всієї компенсації в серпневому Д1 (за обраною позицією щодо ЄСВ) і 4ДФ за ІПН померлого працівника з датою звільнення, що дорівнює даті його смерті.