Облік пального для генераторів: журнал чи звіт про витрати

Законодавство не встановлює обов'язку вести щоденний журнал роботи генераторів за типовою формою, однак лише місячного звіту із загальною кількістю використаного пального без підтвердження фактичного часу роботи (мотогодин) і руху пального недостатньо для належного підтвердження витрат.

В Україні не затверджено типової форми журналу чи акта для обліку роботи генераторів. Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підприємство має право самостійно розробити та затвердити наказом форми первинних документів. Такі документи повинні містити всі обов'язкові реквізити, зокрема дату, зміст господарської операції, її обсяг, одиницю виміру, посади відповідальних осіб та їх підписи.

Оскільки норми витрат пального для генераторів визначаються у літрах на годину (мотогодину) роботи на підставі технічної документації або актів хронометражу, для обґрунтування списання необхідно підтвердити як нормативну, так і фактичну витрату пального. Нормативна витрата визначається як добуток відпрацьованого часу (мотогодин) на затверджену норму (л/год), а фактична — як залишок пального на початок плюс заправлено мінус залишок на кінець.

Якщо документ містить лише загальну кількість використаного за місяць пального без інформації про фактичний час роботи кожного генератора та без відображення руху пального, перевірити дотримання норм, а також встановити економію чи перевитрату неможливо. За таких обставин під час перевірки витрати можуть бути визнані документально непідтвердженими та не пов'язаними з господарською діяльністю.

За відсутності належного документального підтвердження господарського використання пального або за наявності необґрунтованої перевитрати може виникнути обов'язок нарахування компенсуючих податкових зобов'язань з ПДВ відповідно до п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Крім того, якщо списання пального не підтверджене фактичними даними про роботу обладнання, контролюючий орган може розцінити його як нестачу або додаткове благо відповідальної особи відповідно до пп. 164.2.17 та п. 164.5 Податкового кодексу України.

Для підприємства, яке використовує значну кількість генераторів, не обов'язково вести окремий паперовий журнал щодо кожного з них. Допускається оформлення зведеної накопичувальної відомості або щомісячного звіту в розрізі кожного генератора (інвентарного номера), у якому відображаються модель генератора, показники лічильника мотогодин або кількість відпрацьованих годин, залишок пального на початок місяця, кількість заправленого пального, залишок на кінець місяця, фактична витрата, витрата за нормою, економія або перевитрата та підпис матеріально відповідальної особи. Саме на підставі такого документа комісія може скласти акт списання пального, який затверджує керівник.

Раді допомогти, звертайтесь ще!