Виправлення ситуації з відпусткою та зарплатою працівниці установи

Частково так, ви правильно розумієте, що працівниця перевикористала дні щорічної відпустки, але утримувати «зайві» дні зараз не потрібно, їх слід відняти від відпустки за наступний робочий рік, а відрахування відпускних можливе лише при звільненні.

Обґрунтування

1. Чому виникла «зайва» щорічна відпустка
Щорічна основна відпустка надається за відпрацьований робочий рік тривалістю не менше 24 к.дн. і відлічується з дня укладення трудового договору, тобто з 01.02.2026 по 31.01.2027 у вашому випадку, а тривалість конкретного року залежить від стажу, що зараховується у відпустковий стаж за ст. 9 Закону про відпустки.
Відпустка без збереження зарплати за сімейними обставинами за ст. 26 Закону про відпустки після 24.12.2023 не зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку, тому 23 к.дн. такої відпустки зменшують кількість днів щорічної відпустки за робочий рік 01.02.2026–31.01.2027.

2. Як правильно «зняти» перевикористані дні
Надмірно використані дні щорічної відпустки за поточний робочий рік не відкликаються заднім числом і не переносяться документально, а враховуються при розрахунку відпустки за наступний робочий рік.

• Для робочого року 01.02.2026–31.01.2027 ви розраховуєте фактичну належну тривалість щорічної відпустки з урахуванням 23 к.дн. неоплачуваної відпустки, яка не входить до відпускного стажу.
• Різницю між наданими 24 к.дн. і належними днями вважаєте днями, наданими «авансом» за наступний робочий рік 01.02.2027–31.01.2028, і відповідно зменшуєте відпустку за наступний робочий рік на цю кількість днів.

3. Чи потрібно повертати відпускні та коли можливе утримання
Утримання сум відпускних за перевикористані дні чинне законодавство допускає тільки при звільненні працівника до закінчення робочого року, за який уже одержано відпустку повної тривалості, коли відпустка була надана в рахунок невідпрацьованої частини року, що випливає зі ст. 22 Закону про відпустки.
Поки працівниця продовжує працювати, повернення надміру виплачених відпускних та поточні утримання на підставі цієї статті не проводяться, замість цього коригується тривалість щорічної відпустки за наступний робочий рік.

4. Що оформити документально
Закон не вимагає окремого наказу про «зняття» раніше наданих днів щорічної відпустки.

• В особовій картці/внутрішньому реєстрі відпусток відмітьте, скільки днів фактично припадає на робочий рік 01.02.2026–31.01.2027, а скільки слід вважати використаними за наступний робочий рік.
• Коли оформлятимете щорічну відпустку за наступний робочий рік, у наказі можна зазначити, що частину днів (наприклад, 1–2 к.дн. за результатами розрахунку) працівниця фактично вже використала в березні–квітні 2026 року.
• Бажано у теперішніх наказах про надання відпустки без збереження зарплати за ст. 26 робити примітку, що період такої відпустки не зараховується до стажу, який дає право на щорічну відпустку.

Фактичне виправлення ситуації полягає не в перерахунку вже минулої відпустки і не в поверненні коштів, а у зменшенні тривалості щорічної відпустки за наступний робочий рік на кількість днів, використаних понад належне право.