Правила повернення витрат за проживання в готелі працівників

На нашу думку, один працівник має право оплатити вартість проживання за декількох працівників, якщо в рахунку готелю будуть вказані всі особи, які там проживали.

На підтвердження понесених витрат працівник має надати:

1) рахунок готелю з вказанаими особами, які проживали в ньому у відрядженні

2) виписку (відомості)) з свого карткового рахунку, з якого він оплачував послуги готелю (вимога п. 170.9.2 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).

При цьому маємо попередити про таку позицію ДПСУ

ІПК від 23.04.2026 р. N 2352/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК
"...Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:
1. За наказами Товариства працівники відбули у відрядження. Перебуваючи у відрядженні, один із відряджених працівників оплатив вартість проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників коштами з особистої платіжної картки або корпоративної платіжної картки, відкритої на його ім'я. При цьому усі витрати, понесені цим працівником у відрядженні, належним чином оформлені в авансовому звіті, підтверджені документально та пов'язані з господарською діяльністю.
Просимо роз'яснити, чи буде у розумінні пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу сума коштів, сплачена одним із відряджених працівників за інших, визначатись для цього працівника витратами на відрядження і не підлягати оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб та військовим збором?
...5. Працівник Товариства надав авансовий звіт разом із підтвердними документами щодо витрат, понесених під час відрядження (проживання, проїзд та інше), при цьому на підтвердження оплати за понесені витрати працівник надав платіжний документ, згідно з яким оплату було здійснено іншим працівником Товариства, який не перебував з ним у відрядженні і щодо якого не було оформлено доручення (видано наказ/розпорядження керівника) на здійснення таких витрат. Разом з тим усі витрати відповідають меті відрядження та пов'язані з господарською діяльністю Товариства. Додані службові записки та/або інші документи, що пояснюють ситуацію.
Просимо роз'яснити, чи дійсно суми відшкодування витрат відрядженому працівнику, оплату яких здійснив інший працівник із особистої/корпоративної платіжних карток, які безпосередньо пов'язані з відрядженням працівника (зокрема, на оплату вартості проїзду та проживання), згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом відрядженого працівника і не оподатковуються за умови їх документального підтвердження? Чи в розумінні пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу суми відшкодування таких витрат визнаються доходом такого працівника та оподатковуються як додаткове благо?
...Щодо питань першого та п'ятого
У разі якщо відряджений працівник здійснив з особистої платіжної картки оплату вартості проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників, які також направлені у відрядження Товариством, то відшкодування йому витрат здійснюється з розрахунку вартості проживання, проїзду тільки однієї особи, тобто працівника, який сплатив кошти.
Якщо Товариство відшкодовує працівнику усі зазначені витрати, то дохід у вигляді вартості проживання, проїзду інших працівників буде включатися до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо та оподатковуватися податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах."

Отже, ДПСУ вбачає додаткове благо у працівника, який оплатив проживання за інших працівників, якщо Ви компенсуєте йому проживання за цих інших працівників у відрядженні.

Тому додатково рекомендуємо Вам отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!