Оформлення дистанційної роботи та відряджень для директора підприємства

Не зовсім: письмовий наказ про зміну місця дистанційної роботи щоразу не потрібен, якщо в договорі прямо закріплено право директора самостійно обирати місце роботи, достатньо його повідомлень погодженим каналом зв’язку, а поїздки між Ужгородом і Києвом за наявності наказу та службового завдання можна оформлювати як службові відрядження і компенсувати витрати на поїздку без оподаткування.

Обґрунтування

1. Місце виконання дистанційної роботи та повідомлення роботодавця
   Дистанційна робота передбачає виконання роботи «в будь-якому місці за вибором працівника» з використанням ІКТ, якщо це прямо встановлено трудовим договором про дистанційну роботу за ст. 60‑2 КЗпП, тобто сам факт зміни міста (Ужгород, Київ тощо) не вимагає окремого наказу, якщо умови договору дозволяють змінювати місце вільно.
   Водночас у разі необхідності направлення дистанційного працівника у відрядження він зобов’язаний повідомити роботодавця про своє місцезнаходження будь-яким зручним способом, у тому числі електронною поштою або іншими ІКТ, а особливості направлення у відрядження мають бути прописані в трудовому договорі про дистанційну роботу або в положенні про відрядження, що відповідає вимогам ст. 60‑2 КЗпП.

2. Чи потрібен кожного разу окремий наказ про зміну міста дистанційної роботи
   Якщо в договорі про дистанційну роботу прямо зазначено, що директор має право самостійно визначати місце виконання роботи (без фіксації одного конкретного населеного пункту), то щомісячна або епізодична зміна міста з Ужгорода на Київ і навпаки не є зміною істотних умов праці й не потребує окремого наказу про «зміну місця роботи».
   Доцільно у договорі та/або положенні про дистанційну роботу передбачити обов’язок директора інформувати роботодавця про поточне місцезнаходження (місто) узгодженими каналами (e‑mail, корпоративний месенджер тощо) і зберігати такі повідомлення як підтвердження виконання обов’язку за ст. 60‑2 КЗпП.

3. Визнання поїздок Ужгород–Київ–Ужгород відрядженням
   Службовим відрядженням вважається поїздка працівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи згідно з п. 1 Інструкції № 59. Для дистанційного працівника місцем постійної роботи вважають те місто, яке фактично визначене ним як поточне місце дистанційної роботи (наприклад, Ужгород), тож поїздки до Києва для виконання службових обов’язків можуть оформлюватися як відрядження.
   Оновлена ч. 3 ст. 121 КЗпП прямо дозволяє визнавати відрядженням поїздку дистанційного працівника до місцезнаходження роботодавця, за умови, що пункт відправлення і пункт повернення узгоджені з працівником і зазначені в наказі про відрядження, що відповідає підходу, описаному у зміненій ст. 121 КЗпП.

4. Необхідність наказу про відрядження та податкові наслідки
   Направлення у відрядження оформлюється наказом/розпорядженням керівника з визначенням маршруту, строку, мети поїздки, пункту відправлення і повернення та інших необхідних реквізитів, як того вимагають п. 1 Інструкції № 59 та загальні правила, викладені в Інструкції № 59.
   Для комерційного підприємства витрати на відрядження (у тому числі пальне для службового авто) не утворюють додаткового блага у директора і не оподатковуються ПДФО/військовим збором за умови, що:

   • є належно оформлений наказ про відрядження з маршрутом Ужгород–Київ–Ужгород;
   • відрядження пов’язане з господарською діяльністю;
   • виконано вимоги п. 170.9.1 ПКУ щодо підтвердних документів, на що вказує пп. 170.9.1 ПКУ.

Рекомендація:
Зафіксуйте в трудовому договорі та/або Положенні про дистанційну роботу право директора самостійно визначати місце виконання роботи й порядок повідомлення про місто перебування, а всі поїздки між цими містами, пов’язані з обов’язками директора, оформлюйте окремими наказами про відрядження з чітко зазначеним маршрутом.