Перерахунок зарплати при співпадінні відпустки та лікарняного листа

Ні, відпустка не «існує автоматично» паралельно з лікарняним, її потрібно оформити як скасовану або перенесену, сторнувати відпускні, нарахувати лікарняні і показати все це в серпневому Податковому розрахунку з від’ємними значеннями по відпускних і позитивними по лікарняних.

Обґрунтування

1. Відпустка під час лікарняного: скасування / перенесення і документи
Щорічна відпустка при тимчасовій непрацездатності має бути подовжена або перенесена на інший період на кількість днів хвороби, підтвердженої листком непрацездатності, за згодою сторін і на підставі заяви працівника та наказу роботодавця, а лікарняні оплачуються в загальному порядку згідно з п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону №504/96-ВР та п. 1 ч. 2 ст. 80 КЗпП.
У вашій ситуації слід:

• отримати від працівниці заяву про перенесення або продовження відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
• видати наказ про перенесення / продовження відпустки з конкретними новими датами;
• внести зміни до графіка відпусток і табеля (замість «В»/08 у дні 06.08–19.08 проставити «ТН»/26).

2. Перерахунок відпускних і лікарняних у бухгалтерському обліку
Оскільки весь період запланованої відпустки збігся з лікарняним і відпустка фактично буде надана в інший час, нараховані раніше відпускні за 06.08–19.08 треба сторнувати та окремо нарахувати лікарняні за дні тимчасової непрацездатності.
Ключові дії бухгалтера:

• сторнувати суму відпускних за 06.08–19.08 (у місяці, коли ви обробляєте лікарняний, тобто в серпні);
• нарахувати допомогу по тимчасовій непрацездатності за всі дні хвороби (03.08–28.08) за правилами Порядку №1266 і Закону №1105;
• коли буде визначено нові дати відпустки, нарахувати «нові» відпускні за невикористані дні, виходячи з нового розрахункового періоду перед місяцем фактичного надання відпустки (так само, як описано для перенесення відпустки у профільних прикладах і консультаціях, що базуються на Порядку №100).

3. Відображення в Додатку 1 (Д1) Податкового розрахунку за серпень
Податковий розрахунок подається лише у разі нарахування доходів фізособам протягом звітного періоду, а коригування здійснюються шляхом внесення від’ємних значень відповідно до п. 1 розд. IV Порядку №4.
У Д1 за серпень слід показати:

• окремий рядок зі сторнованими відпускними за серпень (сума відпускних за 06.08–19.08 зі знаком «мінус», сума ЄСВ також зі знаком «мінус», гр. 10 – «08.2026», гр. 12 – кількість днів відпустки, що сторнуються, зі знаком «мінус» або нульом залежно від формату програми);
• окремий(і) рядок(и) з нарахованими лікарняними за серпень:
  • лікарняні за серпневі дні (03.08–31.08 у межах серпня) – з кодом ЗО 29/36, гр. 10 – «08.2026», гр. 12 – кількість календарних днів тимчасової непрацездатності в серпні, гр. 16,17 – сума лікарняних, гр. 20 – ЄСВ;
  • якщо частина лікарняного припала на липень (у вас ні, але для повноти логіки) – окремим рядком із місяцем «07.2026» у гр. 10, проте все одно у серпневому розрахунку.
    Графу 14 «кількість календарних днів перебування у трудових відносинах» заповнюєте в рядку, де є дохід, з фактичною кількістю днів перебування в трудових відносинах у серпні (31), навіть якщо це єдиний дохід – лікарняні, за правилами п. 1 розд. IV Порядку №4 та роз’яснень щодо заповнення Д1 при повному місяці лікарняного.

4. Відображення в Додатку 4ДФ (4ДФ) Податкового розрахунку
У 4ДФ серпня всі нараховані суми за працівницю (лікарняні й сторновані відпускні) відображаються:

• одним рядком з ознакою доходу «101», де база оподаткування вже з урахуванням мінусових відпускних і плюсових лікарняних за місяць, як це робиться при коригуваннях, пов’язаних з перенесенням відпустки і лікарняними за прикладом з відпусткою, перенесеною на інший місяць.
  Важливо, що від’ємні відпускні впливають на загальну суму доходу місяця, але в 4ДФ не розбиваються окремо по місяцях нарахування, а враховуються в тому періоді, коли проведено перерахунок.

Ризики та нюанси:
Якщо після сторнування відпускних і нарахування лікарняних утворюється переплата працівниці (тобто сума виданих коштів за серпень більша, ніж нараховано за результатами перерахунку), утримати надлишок із наступної зарплати без заяви працівниці можна тільки у межах підстав і строків, визначених ст. 127 КЗпП; після спливу місячного строку – лише за письмовою згодою працівниці або добровільним поверненням коштів.

Для коректного завершення ситуації вам залишиться погодити з працівницею дати нової відпустки, нарахувати по ній «нові» відпускні і відобразити їх уже в тому місяці, коли така відпустка фактично буде надана.