Зменшення добових виплат: підстави та можливі наслідки для підприємства

Так, ви можете зменшити розмір добових з 800 грн до 500 грн, для цього достатньо оформити внутрішнє рішення роботодавця та надалі дотримуватися податкових лімітів, при цьому за умови виплати в межах 0,1 МЗП на день податкових наслідків для працівників не буде.

Обґрунтування

1. Хто і як встановлює (і змінює) розмір добових
Розмір добових для небюджетних підприємств визначає саме роботодавець у своїх локальних актах (наказ, Положення про відрядження, колдоговори). ПКУ не встановлює фіксовану суму добових, а лише граничний неоподатковуваний ліміт, до якого вони не вважаються доходом працівника, що прямо випливає з пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.
Підстава для зменшення на практиці:

• перегляд витрат підприємства;
• зміна політики компенсацій;
• потреба оптимізації витрат на відрядження.
  Ці причини фіксуються в наказі керівника.

2. Податкові наслідки при зміні суми добових
За абз. 7 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ до оподатковуваного доходу не включаються добові в межах 0,1 мінімальної зарплати за кожен день відрядження в межах України та в межах 80 євро за день для закордонних відряджень. Якщо ви зменшуєте розмір добових із 800 грн до 500 грн, то:

• при відрядженнях в Україні, якщо 500 грн не перевищують 0,1 МЗП на 1 січня року, у працівників немає оподатковуваного доходу;
• при закордонних відрядженнях, якщо 500 грн (у перерахунку з валюти) не перевищують ліміт 80 євро за курсом НБУ на кожен день, додаткового оподаткування також немає.
  Якщо ви зменшуєте суму, то ризику оподаткування «через перевищення ліміту» якраз стає менше.

3. Чи потрібно попереджати працівників як про зміну істотних умов праці
Сам розмір добових ПКУ розглядає як компенсаційні виплати за відрядження, а не як елемент погодженого розміру заробітної плати. Стаття 32 КЗпП, яка відносить зміну систем та розмірів оплати праці до зміни істотних умов праці, стосується заробітної плати, премій, надбавок, встановлених умовами трудового договору. Добові у профільних роз’ясненнях прямо розглядаються через норми п. 170.9 ПКУ, і не віднесені до оплати праці в розумінні ст. 32 КЗпП. Тому достатньо:

• змінити внутрішнє Положення про відрядження / наказ про добові;
• ознайомити працівників під підпис з новими правилами перед направленням у відрядження.
  Спеціального двомісячного попередження як при зміні окладу тут не вимагається, а в період воєнного стану ст. 3 Закону № 2136 дозволяє змінювати істотні умови праці з попередженням до запровадження, але добові до таких істотних умов зазвичай не відносять.

4. Практичний порядок дій і можливі наслідки
Рекомендований алгоритм:

1. Підготувати нову редакцію Положення про відрядження або окремий наказ: прописати, що з певної дати добові становлять 500 грн за день відрядження в межах України (та, за потреби, встановити нові суми/правила для закордонних відряджень).
2. Скасувати/визнати таким, що втратив чинність, попередній наказ про 800 грн.
3. Ознайомити працівників із новим наказом/Положенням.
   Можливі наслідки:

• економія витрат підприємства;
• відсутність податкових ризиків, якщо новий розмір не перевищує ліміт за пп. 170.9.1 ПКУ;
• потенційні кадрові ризики радше мотиваційного характеру (незадоволеність персоналу, можливі конфлікти), але юридично при належному оформленні претензії з боку контролюючих органів малоймовірні.

Оформлене як внутрішнє рішення роботодавця з дотриманням лімітів, встановлених ПКУ, зменшення розміру добових до 500 грн не створює для підприємства податково-штрафних ризиків.