Оподаткування витрат на відрядження: компенсація як додаткове благо

Ні, за наведених умов компенсація цих витрат не є додатковим благом працівника і не підлягає оподаткуванню, якщо всі витрати пов’язані з відрядженням і належно підтверджені документами.

Обґрунтування

1. Хто має нести витрати на проїзд і проживання у відрядженні Відрядженому працівнику роботодавець зобов’язаний забезпечити оплату проїзду та найму житла, а також добові, тобто ці витрати за своєю суттю є витратами на відрядження, а не додатковим благом працівника, що випливає зі змісту ст. 121 КЗпП. Оплатити проїзд/проживання може як сам працівник (з авансу або власних коштів), так і безпосередньо роботодавець, у тому числі через турагента.

2. Перелік неоподатковуваних витрат на відрядження Витрати на відрядження працівника не включаються до його оподатковуваного доходу в межах фактичних витрат, зокрема на:

   • проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання квитків) до місця відрядження, назад і за місцем відрядження;
   • оплату проживання у готелях/інших житлових приміщеннях, включно з витратами на харчування і побутові послуги, якщо вони включені до рахунку;
   • обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з поїздкою.
     Це прямо передбачено пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. Якщо сервісний збір тревел-агенції є частиною вартості організації проїзду/проживання та належно документований, його також можна обґрунтовано віднести до витрат на відрядження роботодавця, а не до доходу працівника.

3. Вимоги до підтвердних документів Зазначені в пп. 170.9.1 ПКУ витрати не оподатковують лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують їх вартість, таких як:

   • транспортні квитки, посадкові талони, електронні квитки;
   • рахунки/документи від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання;
   • банківська виписка або відомості з рахунку, якщо розрахунки проводились платіжними інструментами;
   • інші документи, що засвідчують вартість витрат та зв’язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця.
     У вашій ситуації є рахунок тревел-агентства із розбивкою послуг, банківська виписка, посадкові талони та рахунки готелів, а також наказ про відрядження і документи, що підтверджують зв’язок поїздки з діяльністю підприємства. За таких умов усі ці суми (квитки, проживання, сервісний збір) можуть бути віднесені до витрат на відрядження без оподаткування доходу працівника на підставі пп. 170.9.1 ПКУ.

4. Коли виник би оподатковуваний дохід як додаткове благо Оподатковуваний дохід (додаткове благо) з’явився б, якщо:

   • витрати не підтверджені належними документами або не пов’язані з відрядженням/госпдіяльністю;
   • суми виходять за межі переліку дозволених витрат, визначених пп. 170.9.1 ПКУ;
   • або роботодавець компенсує витрати, фактично понесені не працівником і не від імені роботодавця. У вашому випадку оплата здійснена за рахунок підприємства за рахунком, де зазначений працівник як пасажир/гостя, тобто працівник не отримує особистої вигоди понад відряджувальні витрати.

Ризики та нюанси:

За умови, що:

• наказ про відрядження оформлено належно;
• рахунок тревел-агентства, посадкові талони й готельні рахунки співпадають за ПІБ працівника та датами відрядження;
• є документи, що підтверджують зв’язок поїздки з діяльністю підприємства,
  податковий ризик перекваліфікації цих сум у додаткове благо є мінімальним.

Компенсація витрат на авіаквитки, готель, потяг і сервісний збір тревел-агентства у вашій ситуації обліковується як витрати на відрядження роботодавця і не утворює оподатковуваного доходу працівника.