Помилки в розрахунках ПДФО і ВЗ: як виправити ситуацію

Частково так, податки дійсно занижені, але донараховувати потрібно ще й «натуркоефіцієнтом» і виправляти 4ДФ через уточнюючий розрахунок, а пеню й штраф за ПДФО/ВЗ нараховує ДПС за загальними правилами.

Обґрунтування

1. Що саме сталося з оподаткуванням і яку суму треба донарахувати
Ви виплатили фізособі 16 000 грн «на руки» і утримали ПДФО 2 880 грн та ВЗ 800 грн, тобто фактично обклали 16 000 грн, а мали розрахувати «брудний» дохід із застосуванням натурального коефіцієнта, бо податки сплачувалися «зверху», а не за рахунок суми, що отримала фізособа.
У профільних роз’ясненнях для доходів, які оподатковують і ПДФО 18%, і ВЗ 5%, наводиться формула коефіцієнта К = 100 : (100 – 18 – 5) = 1,298701, яка дозволяє перетворити чистий дохід у «брудний» дохід з урахуванням обох податків з подальшим утриманням із цієї суми, при цьому реальний чистий дохід залишається 16 000 грн.

2. Розрахунок донарахованого ПДФО та військового збору
Розрахунок робимо по одному місяцю з виплатою 16 000 грн «на руки».

1. Визначаємо правильну базу оподаткування з урахуванням ПДФО 18% і ВЗ 5%:
   Чистий дохід = 16 000,00 грн.
   Коефіцієнт К = 100 : (100 – 18 – 5) = 100 : 77 = 1,298701.
   Правильна база оподаткування:
   16 000,00 * 1,298701 = 20 779,22 грн (округлюємо до копійок).

2. Правильні суми податків із цієї бази:
   ПДФО: 20 779,22 * 18% = 3 740,26 грн.
   ВЗ: 20 779,22 * 5% = 1 038,96 грн.

3. Уже сплачені суми податків:
   ПДФО сплачено: 2 880,00 грн.
   ВЗ сплачено: 800,00 грн.

4. Суми до доплати:
   Донарахований ПДФО: 3 740,26 – 2 880,00 = 860,26 грн.
   Донарахований ВЗ: 1 038,96 – 800,00 = 238,96 грн.

Фактично ця донарахована сума податків створює додатковий дохід (додаткове благо) для фізособи, оскільки сплачується за її рахунок роботодавцем, і з економічної точки зору до цього доходу знову застосовується той самий підхід із коефіцієнтом, як це показано для негрошових доходів у роз’ясненнях щодо натуркоефіцієнта, де для ставок 18% і 5% теж застосовується К = 1,298701 і доводиться, що саме цей коефіцієнт забезпечує коректний «брудний» дохід згідно з п. 164.5 ПКУ.

3. Як сплатити донараховані податки та відобразити їх у 4ДФ
Донараховані суми ПДФО й ВЗ сплачуєте як податковий агент:

• ПДФО – на рахунок з кодом бюджетної класифікації 11010400 «Податок на доходи фізичних осіб, що сплачується податковими агентами, із доходів платника податку інших ніж заробітна плата» (цей код прямо згадується в роз’ясненнях щодо орендних виплат фізособі).
• ВЗ – на рахунок з кодом 11011000 «Військовий збір», який використовується податковими агентами для утриманого збору з орендних доходів.

Заповнення 4ДФ:

• за період, у якому була первісна виплата орендної плати, необхідно подати уточнюючий Додаток 4ДФ;
• в уточнюючому 4ДФ:
  • спочатку дублюєте помилковий рядок з усіма первісними сумами і в графі 10 ставите «1» – рядок на виключення;
  • потім вносите правильний рядок з тими самими реквізитами фізособи, але правильними сумами у графах 3а, 3, 4а, 4, 5а, 5 (з урахуванням бази 20 779,22 та правильних ПДФО і ВЗ) і в графі 10 ставите «0» – рядок на додавання.
    Такий механізм виправлення 4ДФ через вилучення рядка з ознакою «1» і внесення нового з ознакою «0» прямо описаний для уточнюючих 4ДФ у підрозділі 3 розділу ІІІ Порядку №4, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, на який посилаються роз’яснення щодо виправлення помилок у ФІЗ-4ДФ, включно з використанням графи 10 для позначення «0»/«1» (Порядок №4).

4. Пеня та штрафи за несвоєчасну сплату ПДФО і військового збору
Нарахування пені:

• на суми несвоєчасно сплачених ПДФО і ВЗ контролюючий орган нарахує пеню за кожний день прострочення з розрахунку річних відсотків облікової ставки НБУ (для поточних періодів – 100% облікової ставки, починаючи з 91-го дня прострочення), як це встановлено для податкових зобов’язань у п. 129.4 ПКУ.
  Штраф:
• за несвоєчасну або неповну сплату ПДФО/ВЗ податковим агентом передбачений штраф 10% суми податку, що підлягає сплаті, а при умисності й повторності – 25%, 50% або 75%, відповідно до ст. 125-1 ПКУ.
  Розрахунок конкретних сум штрафів і пені робить ДПС у податковому повідомленні-рішенні (самостійно їх «на випередження» платити не потрібно, доплачуєте лише самі податки).

5. Чи обов’язково виправляти об’єднаний розрахунок і чи може це викликати перевірку
Об’єднаний розрахунок з додатком 4ДФ треба виправити, адже в ньому занижені нараховані ПДФО/ВЗ, а це є поданням розрахунку з недостовірними відомостями щодо сум податку, що впливають на податкові зобов’язання.
За подання 4ДФ з недостовірними відомостями, які призвели до зміни податкових зобов’язань, передбачений окремий штраф 1 020 грн (повторно протягом року – 2 040 грн) згідно з п. 119.1 ПКУ, і він застосовується незалежно від того, виправите ви помилку самі, чи її виявить податкова.
Факт подання уточнюючого 4ДФ не автоматично ініціює перевірку, але такий ризик існує завжди: податкова може призначити документальну позапланову перевірку за наявності підстав (наприклад, за запитом інформації), однак це вже питання їхнього внутрішнього ризик-аналізу.

Рекомендація:

Якнайшвидше донарахуйте й сплатіть суми ПДФО і ВЗ, а потім подайте уточнюючий об’єднаний розрахунок з виправленим Додатком 4ДФ за період виплати орендної плати, щоб мінімізувати пеню і продемонструвати добровільне виправлення помилки.