Законодавство щодо використання електронних та паперових документів

Законодавство України прямо дозволяє оформляти первинні документи як у паперовій, так і в електронній формі. Створення документа в обох формах одночасно не заборонено — у такому разі обидва примірники вважаються оригіналами з однаковою юридичною силою (проте в обліку операція відображається лише один раз).

Можливість та правовий статус використання електронних документів регулюються такими нормами:

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155:
   
   
   • Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. Вони мають юридичну силу за наявності обов’язкових реквізитів та електронного підпису.
2. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 5–8 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29:
   
   
   • Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8). Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису (ст. 6).
3. Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text:
   
   
   • Кваліфікований електронний підпис (КЕП) має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис.
4. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, п. 2.2 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17:
   
   
   • Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухобліку за умови дотримання законодавства про ЕДО.

Чи можна використовувати два документи (електронний і паперовий) одразу?

Так, це прямо передбачено законодавством:

• Згідно з Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», ч. 3 ст. 7:
  
  
  • «Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу».
• Важливі нюанси:
  
  • Відображення в обліку: Господарська операція єдина, тому витрати/доходи та рух ТМЦ проводяться в обліку лише один раз.
  • Паперова копія на вимогу: Відповідно до п. 2.2 Положення № 88, у разі складання та зберігання документів в електронному вигляді підприємство зобов'язане надати їх паперові копії на вимогу контрагента або контролюючих органів.
  • Плутанина та дублювання: Щоб уникнути ситуації, коли обидві сторони підписують накладну і в M.E.Doc, і власноруч ручкою на папері, форму документообігу доцільно зафіксувати в договорі постачання або додатковій угоді (наприклад, визначити, що оригінали створюються виключно в електронному вигляді через систему M.E.Doc).

3. Щодо вимоги постачальника про довіреність та паперові накладні

1. Довіреність на отримання ТМЦ: Довіреність також може бути видана в електронному вигляді (підписана КЕП керівника покупця та своєчасно надіслана постачальнику через M.E.Doc). Проте якщо представник покупця фізично приймає товар на складі постачальника/перевізника, постачальники часто вимагають паперову довіреність для безпосередньої ідентифікації особи на місці.
2. Як врегулювати: Якщо постачальник надає паперові оригінали накладних під час відвантаження, ви можете підписати їх на папері. У такому разі надсилання накладної в M.E.Doc є надлишковим (дублюючим).
3. Рекомендується погодити з постачальником єдиний зручний формат взаємодії:
   
   • або повністю перехід на ЕДО (е-довіреність + е-видаткова накладна з КЕП обох сторін у системі M.E.Doc без передачі паперу);
   • або паперовий документообіг, якщо водію/експедитору потрібні фізичні підписи в момент приймання товару.

Раді допомогти, звертайтесь ще!