Помилка в нарахуванні зарплати: як виправити та перерахувати

Звітність можна уточнити якщо колишній працівник добровільно поверне надміру отримані кошти. Якщо кошти повернуто не буде — підстав для зменшення бази нарахування ЄСВ та податків немає, а зайві виплати визнаються витратами юрособи.

Відповідно до ст. 1215 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n5683 безпідставно набута заробітна плата не підлягає поверненню, якщо її виплата здійснена роботодавцем добровільно, за відсутності лічильної (арифметичної) помилки та недобросовісності з боку працівника. Неправильне застосування норм оплати праці є методологічною, а не лічильною помилкою.Навіть у разі лічильної помилки роботодавець має право видати наказ про відрахування лише протягом одного місяця з дня виплати відповідно до ст. 127 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n739. Оскільки працівник звільнений у травні 2025 року, цей строк давно сплив, тому примусово утримати кошти неможливо.

Якщо працівник добровільно повертає переплату, підприємство направляє йому лист-повідомлення з проханням добровільно повернути надміру виплачену зарплату — чисту суму «на руки», тобто за вирахуванням ПДФО та ВЗ. Працівник подає заяву та повертає кошти на рахунок або в касу установи. Після цього бухгалтер оформлює бухгалтерську довідку та здійснює сторнування зайвих нарахувань — зарплати, ЄСВ, утриманого ПДФО та ВЗ.

За кожен відповідний звітний період з 09.2024 по 05.2025 подається Податковий розрахунок із типом «Уточнюючий». У Додатку Д1 формується рядок на працівника за відповідний місяць минулого періоду, у графі 09 зазначається код типу нарахувань «3» — зменшення бази та/або суми ЄСВ. У графах 16, 17 зазначається сума зменшення бази, у графі 20 — сума зменшення ЄСВ. Усі суми зазначаються без знака «мінус», оскільки сам КТН «3» позначає зменшення.

У Додатку 4ДФ коригування проводиться методом «виключення/включення»: зазначається рядок із помилковими даними з ознакою «1» у графі 10 — на вилучення, та новий рядок із правильними, зменшеними показниками з ознакою «0» — на введення.

Утворена переплата з ЄСВ, ПДФО та ВЗ може бути зарахована в рахунок майбутніх платежів або повернута за заявою платника.

Якщо працівник відмовляється повертати кошти або фактично їх не повертає, оскільки виплата відбулася і кошти залишилися у фізичної особи, дохід вважається остаточно отриманим. У такому випадку сторнувати та зменшувати базу нарахування ЄСВ, ПДФО і ВЗ у звітності не можна, оскільки це призведе до викривлення даних персоніфікованого обліку та заниження страхового стажу застрахованої особи за фактично отримані кошти.

Сума неповерненої переплати списується в бухгалтерському обліку на інші операційні витрати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!