Внутрішня номенклатура: як впорядкувати назви товарів постачальників

Частково так, внутрішню єдину назву та «перехідну» таблицю зробити можна, але для ПДВ-первинки та ПН ДПС вимагає максимальної відповідності номенклатури документам постачальника, тож повна уніфікація без ризиків потребує продуманого оформлення.

Обґрунтування

1. Право на внутрішню уніфіковану номенклатуру Підприємство може встановити власні правила ведення обліку та внутрішню номенклатуру товарів, у тому числі об’єднувати однакові матеріали різних постачальників в одну облікову позицію, якщо забезпечено ідентифікацію та документальне підтвердження такої відповідності. Це випливає з права самостійно організовувати облік та визначати облікову політику за Законом №996 і з того, що одиницею обліку запасів може бути найменування або однорідна група згідно з НП(С)БО 9 «Запаси».

2. Внутрішні накази та таблиця відповідності Оптимально оформити:

• наказ / розділ в наказі про облікову політику про ведення внутрішньої уніфікованої номенклатури для кабелів і комплектуючих;
• додаток до наказу у вигляді таблиці відповідності «Назва постачальника → внутрішня назва» з обов’язковим збереженням: коду УКТ ЗЕД, артикулу, технічних характеристик;
• за потреби — акти приймання/перейменування, де фіксується: «кабель “Х” за видатковою постачальника відповідає внутрішній позиції “Кабель … (наша назва)” без зміни кількості та вартості».
  Такий підхід узгоджується з нормами про організацію обліку та документообіг у Законі №996 і дозволяє пояснити зв’язок різних назв при перевірці.

3. Ризики щодо ПДВ та податкових накладних Для ПДВ податківці наполягають, що номенклатура в ПН має відповідати формулюванню в первинних документах постачальника, а розбіжності можуть розцінюватися як інший товар і стати підставою для блокування ПН чи претензій до податкового кредиту, оскільки опис товару є обов’язковим реквізитом ПН за п. 201.1 ПКУ. Тому:

• найменш ризиковий варіант — у ПН на реалізацію та у ваших видаткових накладних відображати назви так, як у документах придбання, принаймні в комбінації: внутрішня назва + в дужках назва постачальника;
• внутрішньо в обліковій системі й специфікаціях до НРК можна використовувати уніфіковану технічну назву, пов’язану з «вхідними» документами через таблицю відповідності та внутрішні акти.

4. Практичний безпечний варіант дій

1. Прописати в наказі про облікову політику порядок ведення номенклатури виробничих матеріалів (кабелів), використання внутрішніх назв і ведення таблиці відповідності.
2. Впровадити таблицю відповідності для всіх «кабельних» позицій і оновлювати її при появі нових постачальників.
3. У програмі:

• для складського та виробничого обліку — внутрішня єдина назва;
• у документах на реалізацію та ПН — або повністю назва з «вхідних» документів, або комбінована назва, щоб зберігалося буквальне співпадіння з придбанням.

4. Для чутливих, масових позицій із великим ПДВ-навантаженням розглянути варіант ведення окремих номенклатур під назви постачальників як «консервативно безпечний» з точки зору можливих претензій ДПС за ПКУ.

Уніфікована внутрішня назва з наказом і таблицею відповідності цілком можлива, але для документів, що впливають на ПДВ, варто максимально зберігати відповідність найменувань придбанню, поєднуючи обидва підходи для мінімізації ризиків.