Знищення документів до 2023 року: терміни давності та виключення

Перевірка у нас була у 2018р. З-н 3219 від 01.08.2023р. вже фактично вичерпано. З 01.08.26р. повертаються терміни давності зг. ст.102 ПК. Тобто податківці зможуть перевіряти тільки 2023,24 та 25роки. У нас остання перевірка була у 2018р. Питання - ми можемо знищити частину документів за періоди до 2023року ? Звісно з врахуванням виключень зг.ст.102.2 ПК.

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

Не зовсім, орієнтуватися лише на «можливість/неможливість перевірки» недостатньо: знищувати документи до 2023 року можна тільки після спливу мінімальних строків зберігання з урахуванням їх зупинення на час карантину й воєнного стану та після формальної експертизи цінності й оформлення актів, а не просто тому, що податківці вже не мають права перевіряти певні роки.

Обґрунтування

Обов’язок зберігати документи та мінімальні строки Відповідно до ст. 44 Податкового кодексу України платники зобов’язані зберігати первинні документи, регістри бухобліку, фінзвітність та інші пов’язані документи не менше: 2555 днів для документів з ТЦУ/КІК/п.141.4; 1825 днів для більшості первинних документів платників податку на прибуток та юросіб-єдинників; 1095 днів для інших документів і дозвільних. Завершення перевірки у 2018 році не скасовує цих мінімальних строків.
Зупинення перебігу строків і «подовження» зберігання Перебіг строків давності за ст. 102 ПКУ, а разом з тим і мінімальних строків зберігання за ст. 44 ПКУ, був зупинений на період з 18.03.2020 до 31.07.2023 згідно з п. 52-2 та п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, тобто до базового строку додається цей період зупинення. Це підтверджує й те, що строки зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, визначених ст. 102 ПКУ, прямо зазначено у п. 44.3 ПКУ. Отже, навіть якщо «чисті» 3 або 5 років за окремими документами минули, до них треба додати ще час зупинення (орієнтовно понад три роки), і реальні крайні дати зберігання зміщуються далеко за 2026 рік.
Можливість знищення документів: зв’язок, але не тотожність зі строками давності перевірок Стаття 102 ПКУ визначає строки, протягом яких податківці можуть нараховувати зобов’язання та проводити перевірки; після їх закінчення платник вважається вільним від грошового зобов’язання, а спір не розглядається. Однак це не дає автоматичного права знищувати документи раніше, ніж сплинуть мінімальні строки зберігання за ст. 44 ПКУ. Тому факт, що після 01.08.2026 податківці реально зосереджуватимуться на 2023–2025 роках, не означає, що всі документи до 2023 року вже можна масово знищити.
Практичний висновок щодо періодів до 2023 року З урахуванням: мінімальних строків 1825/2555/1095 днів; зупинення цих строків на період 18.03.2020–31.07.2023; того, що документи 2019–2020 років формувалися якраз у період дії зупинення, безпечні крайні дати їх знищення в більшості випадків припадатимуть на 2028 рік і пізніше. Для ще старіших періодів (до 2018 року включно) — частина документів дійсно могла «відпрацювати» всі строки зберігання до початку зупинення та може бути знищена, але тільки: якщо для них не встановлено довший строк (у т.ч. за ТЦУ/КІК чи архівними правилами); якщо немає чинних спорів/оскаржень; після проведення експертизи цінності та оформлення актів відповідно до Переліку №578/5 та правил діловодства.
Винятки з можливістю «не знищувати» навіть після строків Навіть коли формально строки зберігання минули й давність перевірок сплила, не можна знищувати: кадрові документи з великими строками зберігання; документи, які можуть знадобитися для відшкодування шкоди від агресії рф; документи, що ще пов’язані з незавершеними спорами, кримінальними провадженнями чи майбутніми претензіями. У цих частинах орієнтація лише на ст. 102.2 ПКУ як на «фільтр винятків» є недостатньою.

Рекомендація: проведіть інвентаризацію архіву й по кожній категорії документів відрахуйте мінімальний строк за ст. 44 ПКУ із додаванням періоду зупинення за ст. 102 ПКУ, і лише щодо тих позицій, де цей строк точно минув та немає інших підстав для зберігання, запускайте процедуру експертизи цінності й оформлення актів на знищення.

Знищувати частину документів за періоди до 2023 року можна лише точково, після розрахунку «розширених» строків зберігання і повного дотримання процедур архівної експертизи, а не загальним правилом «бо уже не перевіряють».

ВК

Валентина, консультант

експерт

19.08.2026 | 17:34

Очікує відповідь

Знищення первинних документів підприємством можливе лише після закінчення строків їх зберігання, визначених законодавством.

Наразі строки зберігання документів регулюють:

- п. 44.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110);
- Перелік № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14)

Зокрема, згідно з ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110):

"44.3. Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

44.3.1. 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу;

44.3.2. 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту;

44.3.3. 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;

44.3.4. 1095 днів - для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу.

44.4. Якщо документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті."

Отже, для цілей ПКУ маєте зберігати документи за ті періоди, які "дістаються" строками давності з ст. 102 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287) та з урахуванням вимог ст. 44 ПКУ.

Продовження строків перевірок на час карантину та воєнного стану на сьогодні вже не діє, оскільки з дати відновлення цих строків (01.08.2023) пройшло вже більше 1095 днів і для певних податків глибина перевірки визначається тільки як 1095 днів.

Додатково - https://7eminar.ua/news/22964-stroki-davnosti-dlya-perevirok-shho-potribno-znati-platnikam-pislya-1

Документи бухгалтерського обліку та звітності мають зберігають не менше ніж п’ять років, зважаючи на примітки до п. 186 Переліку №578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text):

річну фінзвітність - до ліквідації підприємства (ст. 311 Переліку № 578/5);
документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між підприємствами (ст. 324 Переліку №578/5);
договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) (ст. 330 Переліку №578/5);
документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт (ст. 334 Переліку №578/5);
первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) (ст. 336 Переліку №578/5);
регістри рахунків до оплати (ст. 337 Переліку №578/5);
податкові накладні (ст. 338 Переліку №578/5);
гарантійні листи (ст. 339 Переліку №578/5);
документи (протоколи інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо (ст. 345 Переліку №578/5);
облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо) (ст. 351 Переліку №578/5);
книги, журнали, картки обліку касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо) (ст. 352 Переліку №578/5).

Повний перелік документів із бухгалтерського обліку та звітності із зазначеними строками зберігання наведений у п. 4.2 розд. I Переліку №578/5.

Тому з урахуванням норм ст. 44 ПКУ та Переліку № 578/5 документи мають зберігатися мінімум 5 років від граничних строків подання звітності, в якій вони враховані

Додатково - див. сервіс «Строки зберігання документів» (https://7eminar.ua/calculators/zberihannia-dokumentiv).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ВТ

Тангелова Вікторія Сергіївна

08.09.2026 | 11:17

Зарплата

Відповідь надано