Виплата премії працівнику, що звільняється: консультація та нюанси

Частково так, загальна ідея щодо нарахування премії за фактично досягнутими результатами працівнику, який звільняється до завершення періоду, є коректною, але порядок потрібно чітко закріпити у Положенні про преміювання, у т.ч. для ситуацій, коли KPI можна об’єктивно визначити лише після закінчення періоду, і тоді премію можна донарахувати вже після звільнення з оподаткуванням як звичайної зарплати та нарахуванням ЄСВ.

Обґрунтування

1. Право працівника на премію при звільненні
Якщо за встановленими правилами преміювання працівник до дати звільнення набув право на премію за час роботи, позбавляти його премії лише через факт звільнення не можна. Це випливає з підходу, що умови запровадження та розміри премій установлюються роботодавцем у колдоговорі чи локальному акті з дотриманням гарантій оплати праці, визначених ст. 97 КЗпП.

2. Можливість нарахувати премію після дати звільнення
При звільненні в день розрахунку мають бути виплачені всі суми, щодо яких право вже настало, але якщо наказ про премію ще не може бути видано, бо результат або KPI стають відомі лише пізніше, працівник ще не набув на неї права на дату звільнення. У такому разі наказ можна видати вже після звільнення, не порушуючи вимоги ст. 116 КЗпП, а нарахована пізніше премія працівнику за відпрацьований час обкладається ПДФО, ВЗ і ЄСВ у загальному порядку, оскільки на неї поширюється норма ч. 2 ст. 7 Закону №2464-VI.

3. Як коректно визначати суму премії за неповний період
Порядок визначення суми премії за неповний місяць, квартал чи рік належить до змісту Положення про преміювання. У ньому доцільно прямо передбачити:

• принцип нарахування премії при неповному відпрацьованому періоді (наприклад, пропорційно фактично відпрацьованому часу або виконанню KPI);
• окремі правила для випадків відрядження, відпустки, хвороби, неповного робочого часу;
• порядок виплати премії у разі звільнення / прийняття працівників, у т.ч. можливість не нараховувати премію при певних підставах звільнення або, навпаки, гарантувати пропорційну виплату. Такий підхід прямо відповідає змісту розділу про «розміри премій, умови преміювання, періодичність та порядок виплати при звільненні/прийнятті», який рекомендується включати до Положення про преміювання згідно з орієнтирами Порядку обчислення середньої зарплати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100, та логікою п. 4 Рекомендацій №44 щодо несуперечливості умов і показників преміювання.

4. Фіксація у Положенні правила про «визначність результату на дату звільнення»
У Положенні про преміювання можна прямо записати, що:

• якщо на дату звільнення результат роботи за преміальний період можна об’єктивно визначити (KPI, план, проєкт тощо), премія за цей період нараховується, у т.ч. пропорційно фактично виконаним завданням або відпрацьованому часу;
• якщо результат / KPI за своєю природою визначаються лише після завершення звітного періоду (наприклад, річні фінансові показники), право на премію виникає після остаточного визначення таких показників, і премія може бути нарахована вже колишньому працівнику;
• слід точно описати, хто приймає рішення (керівник, комісія), на підставі яких документів та за якими критеріями визначається «фактичне виконання» для розрахунку пропорційної премії. Така деталізація відповідає вимозі, щоб у Положенні були чітко прописані види премій, коло осіб, показники, розміри, умови та порядок преміювання, включаючи випадки неповного періоду і звільнення.

Рекомендація:
Закріпіть у Положенні про преміювання окремий підпункт про звільнених працівників, де пропишіть формулу пропорційного розрахунку премії, критерії «визначності результату» на дату звільнення та порядок донарахування премії після звільнення, якщо KPI стає відомим пізніше, щоб мінімізувати спори і забезпечити однакову практику.

Коректність вашого підходу залежить від того, чи буде він прямо та детально відображений у Положенні про преміювання з урахуванням наведених вимог.