Дії при виникненні проблем з новим КЕП у ФОП

Частково так, новий КЕП від monobank можна використовувати, але спершу потрібно відкликати старі сертифікати (якщо вони чинні) та коректно «зареєструвати» новий під час надсилання першого звіту, при цьому помилка про відсутній сертифікат у реєстрі зазвичай знімається після повторної відправки документа з новим КЕП.

Обґрунтування

1. Новий КЕП monobank є дійсним для податкової, окрема «заява» в кабінеті не потрібна Новий КЕП від кваліфікованого надавача (у вашому випадку АТ «УНІВЕРСАЛ БАНК» / monobank) може використовуватись для підписання і подання звітності через Е-кабінет, окреме переукладення договору про визнання електронних документів не вимагається, оскільки приєднання до договору відбувається автоматично після прийняття контролюючим органом першого електронного документа, поданого з новим КЕП відповідно до Порядку обміну електронними документами. При поданні ПН/РК система одночасно перевіряє чинність КЕП, право підпису та дотримання вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 №2155-VIII, що прямо випливає з п. 12 Порядку ведення ЄРПН, затвердженого постановою КМУ №1246, із посиланням на цей Закон та Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557 (п. 12 Порядку №1246).

2. Спершу потрібно відкликати старі сертифікати, щоб уникнути конфлікту КЕП Коли у ФОП існує кілька чинних КЕП одного типу, ДПС може «бачити» інший сертифікат як основний, що й провокує повідомлення «невірний підпис – сертифікат відсутній в реєстрі зареєстрованих сертифікатів». Рекомендований порядок дій:

• Перевірити, чи залишились чинними старі сертифікати в надавача (монобанк / ЦСК банку).
• Відкликати всі попередні сертифікати, залишивши тільки останній чинний КЕП.
• Дочекатися, поки статус відкликаних сертифікатів оновиться в реєстрі сертифікатів (у надавача та в ЄРПН).
  Така поведінка узгоджується із загальними вимогами до сертифікатів та їх статусів, закріпленими у Законі №2155-19, де визначено поняття блокування, скасування, поновлення сертифікатів і ведення реєстру чинних, блокованих та скасованих сертифікатів відкритих ключів (п. 1 ст. 1).

3. Типова технічна особливість: перший документ з новим КЕП може не пройти, потрібна повторна відправка Для КЕП, сформованих банками (зокрема ПриватБанк), описано типову ситуацію: при першому підписанні звіту новим ключем система Е-кабінету може видати помилку «сертифікат відсутній у базі сертифікатів», тоді як при повторному підписанні і надсиланні того самого звіту з тим самим ключем документ зазвичай приймається і новий сертифікат фактично «підтягується» у систему. Порядок дій у вашому випадку доцільно застосувати аналогічний:

1. Після відкликання старих сертифікатів увійти до Е-кабінету з новим КЕП.
2. Сформувати і підписати звітний документ (краще не «запит на інформацію», а реальний звіт чи будь-який інший документ, який вважається звітністю для ФОП-ПДВ).
3. Надіслати його, отримати квитанцію з можливою помилкою про сертифікат.
4. Скопіювати цей документ у кабінеті, вдруге підписати тим самим новим КЕП і надіслати знову.
   Такий алгоритм ґрунтується на вимогах до перевірки КЕП при реєстрації ПН/РК, закріплених у п. 12 Порядку №1246, де зазначено обов’язкову перевірку чинності КЕП, порядку накладення та дотримання законів №2155-VIII та №851-IV, і на практиці часто потребує саме повторної «спроби» з новим сертифікатом.

4. Якщо проблема не зникає – звернення до надавача КЕП і ДПС Якщо після відкликання старих сертифікатів і повторної відправки документа система й далі повертає помилку «сертифікат відсутній» із згадкою конкретного КНЕДП, ваші подальші кроки:

• Звернутися до служби підтримки monobank / ЦСК АТ «УНІВЕРСАЛ БАНК» із копією тексту помилки, щоб вони перевірили статус вашого сертифіката в реєстрі та виправили, за потреби, технічні дані.
• У разі підтвердження чинності сертифіката у банку звернутися до ДПС (телефон гарячої лінії або письмове звернення через Е-кабінет з іншим КЕП чи особистим зверненням), додавши текст квитанції та реквізити сертифіката, щоб з’ясувати, чому саме реєстр ДПС «не бачить» цей сертифікат.
  Паралельно можна скористатися механізмом зміни статусу сертифіката у випадку втрати чи неможливості користування, який передбачає звернення до надавача з заявою про зміну статусу кваліфікованого сертифіката та подання нового комплекту документів для отримання нового сертифіката, про що йдеться у податковій консультації щодо дій у разі втрати ключа КЕП (консультація ЗІР).

Рекомендація: відкличте всі попередні КЕП monobank, залишивши тільки новий, після чого двічі підпишіть і надішліть до Е-кабінету реальний звіт/документ з цим КЕП, а якщо помилка збережеться – зверніться до підтримки monobank та ДПС із текстом квитанції для технічного оновлення даних сертифіката.

Якщо опишете зміст квитанції №2 після повторної спроби, можна буде точніше визначити подальші дії.