Як законно облікувати закупівлю товарів для ТОВ з-за кордону

У описаній схемі оприбуткувати товар безпосередньо як імпорт ТОВ не вийде, бо за документами і для продавця, і для перевізника, і для митниці покупцем та одержувачем є фізична особа, а не підприємство, тому для бухобліку ТОВ доведеться оформити окрему «внутрішню» операцію між фізособою і ТОВ (наприклад, безоплатну передачу або купівлю ТОВ у фізособи) і вже на її підставі ставити матеріали на баланс.

Обґрунтування

1. Чому не можна просто «зарахувати» таку покупку на ТОВ
   Товар оплачений корпоративною карткою, але всі зовнішні документи (акаунт на Amazon, інвойс/рахунок, дані одержувача у «НП Shopping», митне оформлення за спрощеною схемою без зазначення ТОВ) оформлені на фізичну особу.
   Для обліку ТОВ потрібні первинні документи саме на ТОВ або хоча б з однозначним зазначенням його як покупця/одержувача, оскільки за п. 44.1 Податкового кодексу України формувати показники обліку і звітності без належних первинних документів заборонено. У наданій консультації щодо аналогічної ситуації (оплата корпкарткою ТОВ, товар і доставка – на ім’я директора-фізособи) прямо зазначено, що оприбуткувати товар на ТОВ в такому випадку не можна, бо він «придбаний та ввезений в Україну на ім’я фізособи».

2. Як оформити повернення коштів по корпоративній картці
   Списання з корпоративної картки за товар, який не може бути віднесений на витрати ТОВ, фактично перетворюється на використання коштів підприємства на користь фізичної особи.
   Практичний підхід такий:

   • оформлюється авансовий звіт директора з відображенням витрати по корпоративній картці як виданих підзвітних коштів;
   • у цьому ж звіті показується сума, що підлягає поверненню підприємству (у гривнях з урахуванням конвертації та банківських комісій);
   • фізособа повертає суму на рахунок ТОВ або в касу.

3. Як «перевести» товар з фізособи на ТОВ і поставити його на облік
   Щоб матеріали з’явилися на балансі ТОВ, має бути окрема господарська операція між фізособою та ТОВ. Найменш ризиковий варіант у податковому плані – безоплатна передача майна від фізособи до ТОВ:

   • фізособа (директор або інша особа, на яку оформлено покупку) подає письмову заяву про безоплатну передачу матеріалів ТОВ;
   • керівник ТОВ видає наказ про прийняття такого «подарунку»;
   • складається акт приймання-передачі ТМЦ на ТОВ. Бажано, щоб акт підписував від ТОВ не сам директор як фізособа, яка передає майно, а інший уповноважений працівник, щоб не було підпису «сам із собою»;
   • комісія ТОВ визначає справедливу вартість переданих матеріалів і оформлює відповідний акт оцінки.

4. Бухгалтерське відображення прийнятих від фізособи матеріалів
   Оскільки для ТОВ це безоплатно отримані активи, у бухобліку застосовується оцінка за справедливою вартістю. Такий підхід відповідає загальним вимогам НП(С)БО щодо безоплатно отриманих активів (у консультації для аналогічної ситуації з обладнанням застосовано п. 10 НП(С)БО 7: визнання за справедливою вартістю, з віднесенням на дохід через рахунок додаткового капіталу).
   Типова логіка проводок для матеріалів:

   • Дт 20, 22, 28 тощо / Кт 424 – оприбутковано матеріали за справедливою вартістю як внесок у капітал або безоплатно отримане майно;
   • у міру використання/списання матеріалів – витрати за дебетом виробничих/адміністративних рахунків, а кредит 424 пропорційно списується на дохід (за аналогією з моделлю, наведеною для ОЗ у консультації).

5. Інші податкові наслідки і ПДВ

   • У такій конструкції імпорту як операції ТОВ немає: Amazon та логістика працюють з фізособою, митне оформлення не на ТОВ, тому в ТОВ відсутній ввізний ПДВ, який можна було б віднести до податкового кредиту.
   • Безоплатне отримання від фізособи не створює для ТОВ об’єкта з ПДВ, оскільки постачальник – не платник ПДВ, а в консультації щодо подібної ситуації прямо зазначено, що ПДВ і податок на виведений капітал не нараховуються.
   • Витрати ТОВ на «компенсацію» фізособі (якщо ТОВ захоче фактично відшкодувати йому витрати) слід оформлювати окремо – наприклад, як оподатковувану зарплатну премію чи матеріальну допомогу з нарахуванням ПДФО, ВЗ та ЄСВ. При цьому сума такої компенсації не пов’язується документально з конкретною покупкою на Amazon.

Рекомендація: якщо плануєте регулярні закупівлі за кордоном, варто організувати схему, де акаунт на сервісі, інвойс/рахунок, дані одержувача в перевізника й митне оформлення будуть одразу на ТОВ, щоб мати повноцінний пакет первинних документів та ввізний ПДВ для податкового кредиту.