Документи для відрядження: що потрібно для підтвердження витрат

Ні, лише одного звіту працівника недостатньо. Звіт підтверджує факт виконання завдання, але для віднесення витрат до складу витрат підприємства вкрай важливо зафіксувати господарську спрямованість відрядження.

Раніше Мінфін зазначав (лист від 04.05.2011 № 31-07230-16-25/11433), що у разі відсутності будь-яких витрат під час поїздки, сума добових може визначатися виключно на підставі наказу.

Станом на сьогодні комерційні підприємства керуються передусім нормами пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965): для того щоб у працівника не виникло оподаткування добових (ПДФО 18% та військовим збором 5%), самого лише наказу замало. Необхідно мати документальні докази фактичного перебування особи за кордоном.

У вашому випадку наявність авіаквитків повністю закриває цю вимогу закону. Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, транспортні квитки є офіційною підставою для визначення дат відрядження та звільнення добових від оподаткування (у межах ліміту 80 євро на день).

Те, що працівник проживав безкоштовно у сина і не має чеків чи інвойсів із готелю, не позбавляє його права на неоподатковувані добові, оскільки факт перебування в Парижі в ці дати повністю підтверджується наявними авіаквитками. Жодних податкових ризиків щодо добових через відсутність готелю у цій ситуації немає.

Документальне підтвердження господарської мети:

• Офіційне запрошення (лист або email) від замовника-покупця із зазначенням мети, дат та місця проведення зустрічі;
• Протокол переговорів;
• Ділове листування (роздрукована email-переписка про узгодження графіка та порядку денного зустрічей перед вильотом, де видно корпоративні адреси та дати).
• Результати переговорів. Якщо за підсумками зустрічі було підписано договір, специфікацію, додаткову угоду або зафіксовано офіційну комерційну пропозицію — ці документи беззаперечно доводять господарську спрямованість відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!