Як оформити КЕП для ТВО директора під час відпустки

Так, для ТВО потрібно оформити власний КЕП і подати до ДПС електронне Повідомлення за формою J1391104, а внесення відомостей про нього до ЄДР не є обов’язковим, але бажаним при тривалій або «зовнішній» взаємодії, тоді його реєструють у ЄДР як додаткового підписанта або як керівника з обмеженнями чи без них.

Обґрунтування

1. Схема оформлення КЕП та права підпису для ТВО директора
ТВО директора повинен мати власний КЕП і бути внесеним у ДПС як особа з правом підпису через Повідомлення J1391104 відповідно до п. 3, 4 розд. ІІІ Порядку № 557.
Кроки:

1. Оформіть наказ / рішення про покладення обов’язків директора на ТВО на період відпустки, з чітким періодом і повноваженнями.
2. Отримайте для ТВО власний КЕП у кваліфікованого надавача електронних послуг (на підставі паспорта, РНОКПП та копії наказу).
3. У Електронному кабінеті сформуйте Повідомлення J1391104, де:
   • у блоці даних про підписувача вкажіть ТВО;
   • у полі «Тип підпису» оберіть «директор» (якщо він підписуватиме звітність як керівник).
4. На сформоване Повідомлення спочатку накладається КЕП ТВО (того, кого додають), потім КЕП діючого керівника, який уже визнаний ДПС, після чого, за наявності, накладається електронна печатка, як це прямо передбачено п. 4 розд. ІІІ Порядку № 557.
5. Після прийняття Повідомлення ТВО зможе підписувати та подавати податкову звітність і реєструвати документи в електронній формі як директор.

2. Чи обов’язково вносити ТВО до ЄДР
Для тимчасового виконання обов’язків директора під час відпустки закон не вимагає обов’язкового внесення змін щодо керівника до ЄДР.

• При призначенні ТВО на час відпустки, відрядження або хвороби дані про керівника зазвичай не змінюють, а повноваження ТВО виникають на підставі наказу та, за потреби, довіреності; зазначити ТВО в ЄДР як іншого підписанта бажано, але не обов’язково.
• Для зовнішніх контрагентів, податкових органів тощо достовірною вважається інформація, відображена в ЄДР, тому при тривалій або суттєвій передачі повноважень варто відобразити ТВО як додаткового уповноваженого підписанта відповідно до п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону № 755-IV.

3. Схема відображення ТВО в ЄДР, якщо вирішите його реєструвати
Якщо власники вирішують формалізувати повноваження ТВО через ЄДР, можливі два підходи.

1. Залишити директора керівником у ЄДР, а ТВО зареєструвати як «іншу особу, яка може діяти від імені юридичної особи», із зазначенням обмежень чи без них. Для цього подають:
   • заяву про держреєстрацію змін до відомостей про юрособу за формою 2, затвердженою наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5,
   • рішення уповноваженого органу (протокол зборів або рішення єдиного учасника) про надання такій особі права вчиняти дії від імені юрособи,
   • документ про сплату адмінзбору, як це вимагає ч. 4 ст. 17 Закону № 755-IV.
2. Або тимчасово відобразити ТВО як керівника товариства з відповідною позначкою про обмеження представництва; порядок подання документів той самий, змінюється лише заповнення розділів форми 2 щодо керівника.
   У будь-якому варіанті після внесення відомостей до ЄДР ТВО може отримати КЕП як особа з правом діяти від імені юрособи, а податкова служба автоматично бачить його статус через інтеграцію з ЄДР.

Рекомендація:
Якщо відпустка коротка і коло «зовнішніх» дій обмежене звітністю, зазвичай достатньо наказу, КЕП ТВО і Повідомлення J1391104 без змін у ЄДР; при тривалій відсутності директора або широких повноваженнях ТВО доцільно додатково відобразити його в ЄДР як уповноважену особу.

У вашій ситуації оптимально спочатку належно оформити наказ про ТВО та Повідомлення J1391104, а питання внесення даних до ЄДР вирішити, виходячи з тривалості відсутності директора та обсягу повноважень ТВО.