Питання щодо РК і ПН при реалізації товарів та послуг

Так, РК потрібно було скласти на дату відвантаження шафи 18.05.2026, складати один «загальний» РК лише на дату надання послуг 29.07.2026 не можна, але ви можете і повинні оформити прострочений РК зараз, при цьому штрафу за його несвоєчасну реєстрацію не буде, якщо коригування буде нульовим щодо суми ПДВ.

Обґрунтування

1. Коли в цій ситуації виникає обов’язок скласти РК
Зміна структури компенсації (частина авансу «покриває» вже поставлену шафу, а не майбутні послуги) є зміною порядку постачання в межах одного авансу, тобто зміною «номенклатурного наповнення» авансової ПН.
Відповідно до п. 192.1 Податкового кодексу України, будь-яка зміна суми компенсації вартості товарів/послуг після складання ПН потребує коригування шляхом РК, а за позицією податкових органів при зміні номенклатури/структури постачання після авансу РК складають на дату фактичного відвантаження/надання послуг.
У вашому випадку першою подією після авансу щодо шафи є її відвантаження 18.05.2026, отже саме ця дата є датою складання РК до авансової ПН щодо коригування номенклатури/обсягів.

2. Чи можна скласти один РК на дату послуги 29.07.2026
РК на зміну номенклатури/обсягів при ритмічних чи рознесених у часі поставках складають на кожну дату фактичного відвантаження/надання послуг, а не «зведено» наприкінці місяця чи на дату останньої події.
У профільних роз’ясненнях щодо зміни номенклатури після авансу прямо зазначено, що РК складається на дату кожного фактичного постачання нової номенклатури, складання одного підсумкового РК наприкінці періоду не допускається.
Тому оформити єдиний РК лише 29.07.2026, який би «закрив» і шафу, і установку, неправильно з точки зору вимог до дати складання РК.

3. Як виправити зараз і які наслідки прострочення
Потрібно оформити ситуацію так, щоб ЄРПН відповідав фактичним операціям, при цьому з огляду на те, що аванс 315000 грн повністю перекритий двома першими подіями (шафа 157800 + установка 292200) і підвищень/знижень не було, коректне коригування загалом буде нульовим по ПДВ.
Рекомендований підхід:

• скласти РК до авансової ПН з датою 18.05.2026, яким:
  • у частині шафи «знімаєте» авансову позицію (0,7 шт, 110460 грн) і відображаєте фактичну реалізацію шафи (1 шт, 157800 грн),
  • одночасно коригуєте позицію «установка», щоб загальна сума РК за ПДВ дорівнювала нулю (зміна лише розподілу авансу між позиціями).
    Такий РК є нульовим за сумою ПДВ, тобто не змінює загальні податкові зобов’язання.
    Згідно з практичним застосуванням п. 192.1 ПКУ та норм про штрафи за несвоєчасну реєстрацію, у нульовому РК відсутня база для нарахування штрафу, адже штрафи рахують від суми ПДВ у ПН/РК.
    Отже:
• РК за травень можна і потрібно зареєструвати зараз із правильною датою 18.05.2026.
• Податкових зобов’язань і показників декларації це не змінить, але приведе дані ЄРПН у відповідність до первинних документів та убезпечить контрагента щодо податкового кредиту.

Ризики та нюанси:
Формально дата РК вже минула, тому можливі зауваження контролюючих органів щодо порушення строків складання, але оскільки сума ПДВ не коригується, практичні фінансові наслідки (штрафи) відсутні, ключовий ризик – формальний, пов’язаний лише з правильністю документального оформлення.

Виправлення ситуації зараз шляхом складання нульового РК заднім числом на 18.05.2026 є доцільним і не тягне фінансових санкцій, але забезпечує коректність податкових документів.