Як оформити видаткову накладну при валютному контракті

У вашій ситуації видаткову накладну доцільно оформити на покупця‑нерезидента, а підписують її з боку покупця уповноважені особи резидента України за довіреністю від нерезидента або інший належний представник, прямо визначений у документах.

Обґрунтування

1. Хто є покупцем і на кого виписувати видаткову накладну
Покупцем за операцією є нерезидент, оскільки саме він є стороною зовнішньоекономічного договору і платником за товар, а передача товару на території України без вивезення розглядається як експорт без вивезення і для вас є продажем товару покупцю‑нерезиденту. У профільних роз’ясненнях для аналогічних ситуацій рекомендується оформляти видаткову накладну на нерезидента як покупця, навіть якщо фізично товар отримує інша особа‑резидент, а усі документи (договір, інвойс, товарні накладні) можуть бути валютними як для звичайного експорту, оскільки договір із нерезидентом є зовнішньоекономічним відповідно до Закону № 959‑12.

2. Хто має підписувати видаткову накладну з боку покупця
Підпис на видатковій накладній з боку покупця ставить не обов’язково сам нерезидент, а його представник, уповноважений прийняти товар. Для підтвердження повноважень представника потрібні документи:

• довіреність від нерезидента на резидента України (із перекладом, за потреби з апостилем);
• або чітка вказівка в договорі / додатковій угоді, що конкретна особа чи компанія‑резидент діє як отримувач товару від імені покупця‑нерезидента.

Якщо зараз у контракті резидент лише згадується як місце складу/назва складу, але не як уповноважена третя сторона, безпечніше:

• або оформити від нерезидента довіреність на резидента для приймання товару;
• або укласти додаткову угоду до контракту, де прямо визначити цю особу як отримувача/представника покупця.

У видатковій накладній:

• у реквізитах «Покупець» зазначайте дані нерезидента;
• у рядку «Товар отримав» зазначайте П.І.Б. та посаду представника резидента, який підписує документ, з посиланням «за довіреністю № … від …» або «представник покупця згідно договору/додаткової угоди».

3. Чи потрібно робити накладну на резидента
Окрему видаткову накладну на резидента оформлювати не потрібно, якщо за договором він не є покупцем, а лише представником/отримувачем товару. У такому випадку всі первинні документи продажу (інвойс, видаткова накладна) відображають відносини між вами і нерезидентом, а резидент фігурує тільки як особа, що фактично прийняла товар від імені покупця.

Рекомендація:
Оформіть або довіреність від нерезидента на резидента, або додаткову угоду до контракту, де чітко визначте статус резидента як уповноваженого отримувача, і на підставі цього дозволяйте йому підписувати видаткову накладну за нерезидента.

За такої моделі видаткова накладна буде виписана на нерезидента, а підписана його належним представником‑резидентом за довіреністю чи договором.