Як виправити помилки у повідомленні про прийом працівника

Якщо в повідомленні до ПФУ про прийняття працівника помилково вказали дати, виправляти потрібно не через «Об’єднану звітність», а безпосередньо через вебпортал або звернення до ПФУ, залежно від того, який саме документ помилковий.

Обґрунтування

1. Розрізняємо два різні «повідомлення». Є повідомлення до ДПС про прийняття працівника за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413. Саме його дані потрапляють до реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду. від 17.06.2015 № 413

2. Виправлення повідомлення до ДПС. Якщо помилка в даті початку роботи чи даті наказу саме в цьому повідомленні, її виправляють поданням двох нових повідомлень: спочатку тип «скасовуюче» з помилковими даними, потім тип «початкове» з правильними відомостями, за тією ж формою постанови № 413. від 17.06.2015 № 413

3. Оперативні відомості до ПФУ для критично важливих та інших суб’єктів бронювання. Для цілей бронювання критично важливі підприємства, держоргани та ОМС подають до ПФУ оперативні відомості про прийняття, переведення, звільнення тощо через вебпортал ПФУ протягом наступного дня після події. Ці відомості формуються окремо від податкового «повідомлення про прийняття» і можуть подаватися або виправлятися через відповідну форму на порталі. від 22.11.2024 №1332

4. Якщо в оперативних відомостях до ПФУ помилка в даті. Формалізованого механізму «скасовуючих» записів у постанові № 1332 немає. На практиці дані коригують через:

• подання нового запису з правильними даними через розділ «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» на вебпорталі ПФУ, або
• електронне звернення до ПФУ через кабінет страхувальника із прикріпленим сканом наказу, щоб ПФУ самостійно виправив дату.

5. Коли можна зачекати на об’єднану звітність. Якщо підприємство не критично важливе і помилкова дата не впливає на бронювання, ПФУ надалі орієнтується на дані Додатка 5 об’єднаної звітності. Подача Д5 з правильною датою прийняття надалі «перезаписує» відомості в реєстрі застрахованих осіб, тому помилка в оперативному записі може бути усунена через звітність без окремого дублювання відомостей.

У підсумку, дату в податковому повідомленні про прийняття коригують через «скасовуюче» + «початкове», а помилки в оперативних відомостях до ПФУ виправляють або новим записом через портал, або електронним зверненням з наказом, орієнтуючись на майбутні дані Додатка 5.