Компенсація витрат на квитки при відрядженні без регламенту

Компенсувати можна або повну вартість квитка як витрати на проїзд у відрядженні, або обмежити компенсацію «умовною» вартістю маршруту Київ–Львів, яку бухгалтерія розрахує за внутрішнім рішенням роботодавця. Податкове звільнення діє за умови, що витрати відповідають переліку витрат на відрядження і підтверджені документами.

Обґрунтування

ПКУ не обмежує відшкодування проїзду лише «ідеальним» маршрутом. Не є доходом працівника сума відшкодованих витрат на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження, за наявності підтвердних документів і зв’язку поїздки з госпдіяльністю роботодавця. Це прямо випливає з формулювання про витрати на проїзд у підпункті «а» підпункту 170.9.1, де йдеться про проїзд до місця відрядження і назад та за місцем відрядження, включно з орендованим транспортом, за наявності транспортних квитків та інших платіжних документів пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Ваш квиток Київ–Ужгород документально підтверджує право на компенсацію, але маршрут «довший» за наказ. Податківці для небюджетних підприємств дозволяють відшкодовувати витрати на проїзд (у тому числі залізницею) без оподаткування, якщо: 1) є транспортний квиток / електронний квиток, 2) є платіжний документ (виписка, чек), 3) поїздка пов’язана з госпдіяльністю і відображена в наказі/звіті п. 170.9.1 Податкового кодексу України. У вашій ситуації факт перебування у Львові можна додатково підтвердити доповідною запискою працівника і, по можливості, документами, що підтверджують перебування у Львові (рахунок готелю, квитанції, документи по роботі тощо).

Якщо компенсувати повну вартість Київ–Ужгород. За наявності квитка та платіжного документа і належного зв’язку з відрядженням (наказ Київ–Львів, службова записка чому куплено Київ–Ужгород, пояснення про відсутність квитків до Львова) роботодавець може прийняти управлінське рішення відшкодувати повну суму. У такому разі вважатиметься, що це витрати на проїзд до місця відрядження, а частина маршруту після Львова фактично не використана, але оплата квитка є єдиною можливою умовою доїзду. За змістом підпункту «а» підпункту 170.9.1 ПКУ вся сума при наявності підтвердних документів може бути неоподатковуваною компенсацією витрат на відрядження пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. Для підсилення позиції до авансового звіту доцільно додати бухгалтерську довідку з обґрунтуванням та копію службової записки працівника.

Якщо компенсувати лише «умовну» частину Київ–Львів. ПКУ не зобов’язує розщеплювати квиток, але підприємство може обмежити суму компенсації внутрішнім рішенням, щоб уникнути спорів. Тоді бухгалтерія має визначити умовну ціну ділянки Київ–Львів. Оскільки офіційного механізму «поділу» квитка немає, це робиться як розрахунок у бухгалтерській довідці. Типовий підхід:

Наприклад, якщо підприємство з’ясує, що умовна вартість «нормального» маршруту Київ–Львів у той самий день становила 800,00 грн, у бухдовідці можна обмежити компенсацію цією сумою. Тоді 800,00 грн відшкодовуються як «дозволені» витрати на відрядження без ПДФО і ВЗ, а різницю понад 800,00 грн можна або не компенсувати, або компенсувати з оподаткуванням як додаткове благо.

Оподаткування залежить від рішення роботодавця щодо «зайвої» частини витрат. Якщо роботодавець компенсує всю суму і вважає її в межах витрат на проїзд до місця відрядження, за наявності належного документального обґрунтування і зв’язку з відрядженням сума не повинна оподатковуватись ПДФО і ВЗ як дохід працівника п. 170.9.1 Податковий кодекс України. Якщо ж підприємство вважає частину вартості, умовно «понад» Львів, надмірною або неслужбовою, то цю частину при компенсації слід розглядати як додаткове благо з оподаткуванням.

Відсутність Положення про відрядження не забороняє відшкодувати витрати, але підвищує значення разових документів. Оскільки внутрішні правила не встановлені, критерії «допустимих» маршрутів і меж компенсації роботодавець відображає у конкретному рішенні керівника. Його доцільно зафіксувати у вигляді резолюції на авансовому звіті або окремого наказу/службової записки, а розрахунок «умовної» вартості – в бухгалтерській довідці. Це мінімізує претензії при перевірках і забезпечує прозорість підходу.

У підсумку роботодавець може або обґрунтовано компенсувати повну вартість квитка як витрати на проїзд у відрядженні, або обмежити компенсацію умовною вартістю стандартного маршруту Київ–Львів, зафіксувавши методику розрахунку в бухдовідці та рішенні керівника.