Чи можна зробити копію витягу про інвалідність працівника

У роботодавця для застосування ставки ЄСВ 8,41% і зарахування до «інвалідного» нормативу має бути саме оригінал належним чином засвідченого витягу, а не лише його копія. Копію можна зробити й підшити в особову справу, але це не замінює зберігання оригіналу для цілей пільг.

Обґрунтування

Підтвердженням інвалідності для цілей ЄСВ є належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди або копія довідки МСЕК, виданої до 01.01.2025. Така вимога прямо встановлена підпунктом 5 пункту 2 розділу III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449.

Належним чином засвідчений паперовий витяг – це документ з підписом уповноваженої особи та печаткою закладу охорони здоров’я, який видається саме в оригіналі. Такі вимоги до паперового витягу встановлені наказом МОЗ від 10.12.2024 №2067.

Для застосування пільгової ставки ЄСВ 8,41% і зарахування працівника до квоти осіб з інвалідністю контролюючі органи виходять з того, що у роботодавця має бути або електронний PDF‑витяг з е‑печаткою МОЗ, або оригінал паперового витягу, а не лише завірена копія. На це орієнтує податкова служба у своїх роз’ясненнях, де прямо зазначено, що Витяг у форматі PDF з електронною печаткою МОЗ вважається належним чином засвідченим документом, який використовується для підтвердження інвалідності і застосування ставки 8,41% ЗІР (категорія 201.04.01).

Отже, якщо працівник надає витяг лише в паперовій формі, для безризикового застосування пільг роботодавцю слід зберігати саме оригінал цього витягу, а копія може використовуватись лише як внутрішній документ в особовій справі. Таким чином вимога «належним чином засвідчений витяг» у поєднанні з позицією податкових органів фактично виключає можливість обмежитись лише копією для цілей ЄСВ 8,41% та виконання нормативу осіб з інвалідністю.

Підсумок: копію витягу можна й доцільно зробити для особової справи, але для підтвердження права на пільги з ЄСВ та квоту у роботодавця повинен зберігатися оригінал належним чином засвідченого витягу або його електронний PDF‑формат.