Чи можна підписати старі документи новим директором компанії

Підписання електронних документів , які датовані періодом, коли директором була інша особа, КЕП нового директора не рекомендуємо.

Закон про електронні документи та електронний документообіг № 851 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29) визначає наступне:

"Стаття 5. Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Стаття 6. Електронний підпис та електронна печатка

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.

Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

...Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами...

Стаття 7. Оригінал електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

...Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії…"

Законом Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги № 2155 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n249) визначено наступне:

"Стаття 18. Кваліфікована електронна довірча послуга створення, перевірки та підтвердження кваліфікованого електронного підпису чи печатки

...6. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису."

Отже, якщо в документі вказаний старий директор, то такий документ не може бути підписаний КЕП нового директора (невідповідність прізвища, посади та підпису фізособи).

Це може створити ризик визнання цих документів недійсними.

В такій ситуації документи (договору акти) по можливості мають бути замінені на дати складання, коли був вже новий директор. Або ці документи має підписати інша особа (заступник директора), який має чинний КЕП, як на дату складання, так і на дату підписання документів, якщо він повноважний це робити. При цьому в самому документі мають бути вказані посада та прізвище саме такої особи (заступника).

Для уникнення юридичних ризиків, рекомендується, щоб усі документи, датовані періодом роботи старого директора, були підписані саме ним.

Додатково рекомендуємо звернутися до Міністерства фінансів України для отримання додаткових роз’яснень щодо цієї ситуації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2