Уточнення лікарняних: корекція звітності за березень і квітень

Потрібно виправити кількість днів лікарняних у Додатку 1 за березень уточнюючим розрахунком, зменшивши їх з 26 до 16, а 10 днів за третім листком показати вже у звітному розрахунку за квітень.

Обґрунтування

Дні тимчасової непрацездатності у Додатку 1 мають відповідати саме тим сумам лікарняних, які нараховані у цьому місяці. Якщо в березні в обліку нараховані тільки лікарняні за період 05.03–20.03 (16 днів), то у березневому Д1 повинно бути 16 днів у графі 12, а 10 днів за період 21.03–30.03 відображаються у Д1 того місяця, в якому ці суми фактично нарахуються (квітень). Це відповідає загальному правилу відображення нарахувань у місяці їх здійснення у складі Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Оскільки помилка лише в кількості днів (несумова), її виправляють через Додаток 1, не чіпаючи сумові показники у табличній частині Розрахунку. Практика виправлення несумових помилок у Д1 така: помилковий рядок дублюється і «знімається» ознакою вилучення, а правильний рядок додається з ознакою включення. Це не змінює сум у рядках 1.3–1.4 самого Розрахунку, тож їх у вашому випадку повторно не перераховують.

Алгоритм дій

1. Підготуйте уточнюючий Податковий розрахунок за березень.
   У заголовній частині основної форми зазначте тип «уточнюючий», період – березень, додайте лише ті додатки, де є помилка (Д1 по цій працівниці), форму Розрахунку подаєте як оболонку без зміни сумових рядків, якщо суми лікарняних в березні правильні.

2. Уточнюючий Додаток 1 за березень – вилучити помилковий рядок.

   • Знайдіть рядок по цій працівниці з кодом категорії застрахованої особи 29 (або 36, якщо є інвалідність), де у графі 12 зазначено 26 днів.
   • Повністю продублюйте цей рядок з усіма тими ж показниками (суми, місяць у гр. 10 тощо),
     але у графі 25 поставте ознаку «1» (вилучення).
     У результаті цей рядок вважається знятим.

3. Уточнюючий Додаток 1 за березень – додати правильний рядок.

   • Створіть новий рядок по тій же працівниці, з тими самими сумами лікарняних за березень, але:
     • у графі 12 – 16 днів;
     • у графі 25 – «0» (включення).
   • Інші графи (8 – код категорії ЗО, 10 – місяць і рік, 16, 17, 20 – суми) залишаються такими самими, як у вихідному правильному нарахуванні.

4. Основну форму уточнюючого Розрахунку.

   • Якщо суми лікарняних за рахунок роботодавця і ПФУ за березень ви відобразили правильно, табличну частину (рядки 1.3, 1.4 тощо) не змінюєте.
   • Уточнюючий Розрахунок у такому випадку містить незмінені сумові показники, а виправлення відбувається лише через Д1.

5. Звітний Податковий розрахунок за квітень.

   • У квітневому Додатку 1 відображаєте третій лікарняний (21.03–30.03) як окремий рядок з кодом категорії 29/36:
     • гр. 10 – «03.2026» (місяць, за який лікарняні нараховані);
     • гр. 12 – 10 днів;
     • гр. 16, 17 – сума лікарняних за ці 10 днів;
     • гр. 20 – сума ЄСВ на ці лікарняні.
   • У табличній частині квітневого Розрахунку сума цього лікарняного увійде до рядка 1.4 (частина за рахунок ПФУ) і, за потреби, до 1.3 (перші 5 днів за рахунок роботодавця) залежно від структури нарахувань.

Ризики / нюанси

1. Важливо не змінити суми нарахованих лікарняних за березень. Ви виправляєте тільки показник днів у гр. 12, а суми у гр. 16, 17, 20 у березні лишаються без змін.

2. Стежте за місяцем у гр. 10 Д1. Для лікарняних за 21–30 березня, нарахованих у квітні, у квітневому Д1 обов’язково вказуйте березень у гр. 10, щоб дні і суми «прив’язались» до правильного місяця тимчасової непрацездатності.

Після подання уточнюючого за березень і звітного за квітень ваші дні та суми лікарняних будуть узгоджені між обліком і Об’єднаною звітністю.