Як реалізувати паливні талони та картки для клієнтів

Запуск продажу пального за талонами або смарт-картками вимагає трьох основних блоків дій: створення IT-інфраструктури (процесинг + касове ПЗ), юридичного оформлення (договори/правила обігу) та налагодження обліку (ПДВ за першою подією, акцизні накладні та чек РРО — у момент фактичного відпуску пального).

Технічна інфраструктура (Софт, кабінет, АЗС)
Процесингова система (ПЗ для обліку талонів/карток): Вам потрібне спеціалізоване програмне забезпечення (процесинг), яке генеруватиме унікальні коди/штрих-коди для талонів чи прошиватиме смарт-картки, а також вестиме облік їх номіналів, лімітів і статусів (активний, погашений, заблокований).
Інтеграція з касовим ПЗ на АЗС: РРО/ПРРО та паливороздавальні колонки на ваших АЗС мають бути з’єднані з процесингом. Під час заправки оператор сканує талон (або зчитує картку), процесинг перевіряє баланс/дійсність та дозволяє відпуск пального.
Особистий кабінет / Веб-сайт:Для паливних карток: особистий кабінет клієнта (на сайті або в додатку) практично необхідний. Клієнти-юрособи зможуть самостійно встановлювати добові/місячні ліміти в літрах чи гривнях, заблокувати втрачену картку або виписати електронний талон.
Для паперових талонів: сайт не є обов’язковим, але зручний як інструмент виписки рахунків та замовлення талонів.

Юридичне оформлення
Договір постачання пального: Розробіть типовий договір постачання пального із застосуванням талонів / смарт-карток (або Правила користування талонами/картками).
Ключові умови в договорі:Момент переходу права власності: зазвичай зазначають, що право власності на пальне переходить до покупця в момент заправки в бак автомобіля на АЗС (або в момент передачі талонів з оформленням відповідального зберігання).Найпоширеніша і найпростіша схема — перехід права власності безпосередньо при заправці на АЗС.
Термін дії талонів: чітко вказуйте строк дії (наприклад, 3, 6 або 12 місяців) та порядок дії сторони після його закінчення (подовження, заміна або анулювання).

Податковий облік (ПДВ, Акциз, РРО)
Податковий кодекс України та ПДВ: Податкові зобов'язання з ПДВ виникають за правилом «першої події» (Податковий кодекс України, п. 187.1) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528. Оскільки клієнт купує талони/картки за передплатою, на дату надходження коштів на ваш поточний рахунок ви зобов'язані скласти та зареєструвати податкову накладну (ПН).

Акцизний податок та акцизні накладні (АН):

Передача/продаж самих бланкових талонів чи смарт-карток не є реалізацією пального у розумінні Податковий кодекс України, пп. 14.1.212, якщо при цьому не відбувається фізичного відвантаження пального.
Обов'язок скласти акцизну накладну виникає при фізичному відпуску пального через паливороздавальну колонку АЗС у бак автомобіля (Податковий кодекс України, ст. 231).
АН складається на фактичного отримувача пального або зведеною АН за підсумками дня/місяця залежно від того, як ідентифіковано покупця.

Застосування РРО / ПРРО: Під час заправки за талонами або картками на АЗС оператор обов'язково проводить операцію через РРО/ПРРО та видає фіскальний чек, де зазначено форма оплати: «Талон», «Паливна картка» або «Безготівкова» (Закон України «Про застосування РРО...», ст. 3).

Бухгалтерський облік у продавця
Виготовлення заготовок талонів/карток: обліковуються як матеріали на субрахунку 209 «Інші матеріали» (або 22) за вартістю їх виготовлення.
Отримання передплати від клієнта:Дт 311 Кт 681 — отримано передплату за пальне;
Дт 643 Кт 641/ПДВ — нараховано податкові зобов'язання з ПДВ.
Передача заготовок талонів/карток клієнту:Відображається на позабалансовому рахунку або внутрішнім аналітичним переміщенням засобів обліку.
Фактичний відпуск пального на АЗС (заправка за талоном/карткою):Дт 681 Кт 361 — залік отриманого авансу;
Дт 361 Кт 701 (702) — визнано дохід від реалізації пального;
Дт 701 (702) Кт 643 — залік нарахованого ПДВ;
Дт 901 (902) Кт 203 — списано собівартість відпущеного пального.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2