Використання факсиміле: коли та в яких випадках це допустимо

Факсиміле можна використовувати у таких документах, як договори (угоди), у тому числі зовнішньо-економічні, товарні та видаткові накладні, ТТН, акти приймання-передачі товарів, наданих послуг (виконаних робіт) тощо.

Законодавство та контролюючі органи дозволяють застосовувати факсиміле на первинних документах лише за умови, що це чітко передбачено письмовою угодою між контрагентами.

Ця вимога є обов'язковою навіть тоді, коли підприємство проставляє штамп виключно на власних примірниках документів, які залишаються в його розпорядженні.

Щоб уникнути податкових та юридичних ризиків, процес впровадження факсиміле всередині компанії має бути суворо регламентований.

Етапи внутрішнього оформлення

Керівник має видати внутрішній наказ про запровадження факсиміле та затвердити детальну інструкцію (положення або регламент) щодо його застосування. Цей документ повинен детально описувати порядок виготовлення, обліку, видачі, зберігання та знищення кліше.

Визначення кола відповідальних осіб

Окремим розпорядчим документом затверджується чіткий перелік працівників, які мають право використовувати факсиміле, а також призначаються особи, відповідальні за його збереження.

Усі уповноважені співробітники обов'язково ознайомлюються з внутрішнім положенням під особистий підпис.

Затвердження переліку документів

В інструкції необхідно чітко визначити типи документів, на яких дозволено проставляти відбиток підпису.

Важливо зробити застереження: застосування факсиміле на конкретних первинних документах допускається лише за умови, що така можливість прямо передбачена договором або додатковою угодою з відповідним контрагентом.

Шаблони наказів, інструкцій та угод про використання факсимільного підпису можна завантажити у матеріалі за посиланням: https://7eminar.ua/news/9265-dokumenti-z-faksimile-svidko-ta-zrucno-ale-ci-bezpecno

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2