Нарахування відпускних та компенсації: облік ЄСВ і звітність

У липні при звільненні донараховувати ЄСВ до мінімальної зарплати потрібно тільки якщо 29.07.2026 є для працівника останнім робочим/календарним днем місяця за його графіком і це основне місце роботи без інвалідності; тоді у Д1 за липень показуєте компенсацію як зарплату, за потреби додаєте рядок із додатковою базою ЄСВ до МЗП.

Обґрунтування

Право на компенсацію. При звільненні працівнику обов’язково виплачують грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки та соціальної відпустки на дітей. Це діє незалежно від підстави звільнення та попередніх періодів відпусток. ст. 83 Кодексу законів про працю України і ст. 24, від 15.11.1996 № 504/96-ВР передбачають, що при звільненні виплачується грошова компенсація за всі не використані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.

Які відпустки компенсують. До компенсації включають усі невикористані дні щорічних відпусток (основної та додаткових) і соцвідпустки на дітей. Це прямо випливає з переліку щорічних відпусток і соціальних відпусток на дітей. ст. 4 Закону про відпустки, ст. 6 Закону про відпустки, ст. 7 Закону про відпустки, ст. 8 Закону про відпустки, ст. 19 Закону про відпустки.

Розрахунок днів для компенсації. Кількість днів щорічної відпустки, які компенсують при незавершеному робочому році, визначають пропорційно відпрацьованому часу. Для цього беруть тривалість щорічної відпустки за рік, ділять на кількість календарних днів робочого року без святкових і неробочих та множать на фактичні календарні дні, що зараховуються до відпускного стажу. Статтею 6 Закону про відпустки встановлено тривалість щорічної основної відпустки не менше 24 к. днів за робочий рік. Воєнний стан впливає на облік святкових днів, оскільки норми ст. 73 КЗпП не застосовуються згідно із ст. 6 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX.

Коли потрібна доплата ЄСВ до МЗП. ЄСВ до розміру мінімальної зарплати нараховують, якщо база ЄСВ за місяць менша за МЗП, місце роботи є основним, застосовується ставка 22%, і працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні за графіком. Це прямо випливає з ч. 5 ст. 8 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI та пп. 6 п. 2 розд. 3 Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449.

Звільнення в останній день місяця. Якщо працівник увесь місяць у відпустці без збереження зарплати і звільняється в останній календарний чи робочий день місяця, а в місяці звільнення нарахована лише компенсація за невикористану відпустку в сумі, меншій за МЗП, роботодавець зобов’язаний донарахувати ЄСВ до мінімального внеску за умови, що це основне місце роботи без інвалідності. Це прямо сформульовано на підставі ч. 5 ст. 8 Закону №2464-VI та пп. 6 п. 2 розд. 3 Інструкції №449.

Якщо звільнення не в останній день місяця. Коли працівник прийнятий чи звільнений у середині місяця і не відпрацював усю місячну норму робочого часу, вимогу ЄСВ з МЗП не застосовують. У такому випадку ЄСВ нараховують тільки на фактично нарахований дохід за місяць без доплати до мінімалки. Це випливає з тієї ж умови про повний місяць або всі робочі дні в пп. 6 п. 2 розд. 3 Інструкції №449.

Відпускні у квітні за травень. Відпускні, нараховані у квітні за 6 к. днів травневої відпустки, для цілей ЄСВ включаються до бази ЄСВ того місяця, в якому фактично нараховані. Отже, база ЄСВ за квітень – 6850,00 грн і ЄСВ 1507,00 грн є коректними, якщо це основне місце роботи без особливих ставок, а дотяжка до МЗП за квітень потрібна лише в разі, якщо в квітні виконані умови «повний місяць / усі робочі дні».

Липень 2026 року у вашій ситуації.

1. Якщо 29.07.2026 є для працівника останнім робочим днем за графіком або він перебуває у трудових відносинах до кінця календарного місяця, це основне місце роботи без інвалідності, а загальний липневий дохід (зарплата + компенсація за відпустку) менший за 8647,00 грн, ЄСВ потрібно донарахувати до мінімального страхового внеску 8647,00 грн × 22%. Такий підхід підтверджується практичними прикладами нарахування ЄСВ при звільненні в останній день місяця, коли сума компенсації менша МЗП, де ЄСВ донараховують до мінімальної бази. ч. 5 ст. 8, пп. 6 п. 2 розд. 3, від 20.04.2015 №449.

2. Якщо 29.07.2026 не є останнім робочим днем місяця за графіком працівника (наприклад, ще є робочі дні 30–31.07), тоді умова «повний місяць / усі робочі дні» не виконується. У такому разі ЄСВ нараховують лише на фактично нараховані липневі виплати (включно з компенсацією) без доплати до МЗП. Це узгоджується з вимогою, що доплата ЄСВ до МЗП проводиться лише за умови повного місяця трудових відносин або відпрацювання всіх робочих днів, передбачених графіком у пп. 6 п. 2 розд. 3.

Відображення в звітності за липень.
– У Додатку Д1 компенсацію за невикористану відпустку показуєте як звичайну заробітну плату, без КТН «10» у графі 9. Загальний дохід за липень формує базу ЄСВ. Якщо потрібно виконати вимогу ЄСВ з МЗП, додаєте окремий рядок із додатковою базою і типом нарахування «13» у графі 9, щоб довести базу до 8647,00 грн. Кількість календарних днів трудових відносин за липень зазначаєте в графі 14 з 1 по 29 число включно.
– У Додатку 4ДФ компенсацію відображаєте з ознакою доходу 101, у графі 8 вказуєте дату звільнення 29.07.202