Порядок документування витрат на реєстрацію транспорту непрацівником підприємства

У цій ситуації формально обов’язку складати саме авансовий звіт встановленої форми немає, але витрати потрібно підтвердити первинними документами і можна оформити їх або через авансовий звіт, або через внутрішню бухдовідку / звіт у довільній формі разом з квитанціями.

Обґрунтування

Виплати непрацівнику за ЦПХ регулюються цивільним законодавством. За договором доручення повірений діє від імені та за рахунок довірителя, а довіритель зобов’язаний відшкодувати повіреному витрати, пов’язані з виконанням доручення, за умови видачі йому відповідної довіреності та визначення цих дій у договорі доручення. Це випливає зі змісту норм про договір доручення, зокрема обов’язок довірителя забезпечити повіреного засобами для виконання доручення та відшкодувати понесені витрати.

Для компенсації витрат непрацівнику головне – наявність договору доручення, наказу / довіреності та підтвердних документів. Договір ЦПХ (доручення) і наказ про покладення обов’язків по реєстрації авто документально пов’язують фізособу з господарською діяльністю підприємства, а квитанції про сплату зборів і номерного знака підтверджують фактичні витрати. Саме на підставі цих документів підприємство має право відшкодувати непрацівнику понесені суми як витрати довірителя, а не як дохід фізособи.

ПКУ вимагає наявності підтвердних документів, а не обов’язково авансового звіту за встановленою формою. Для цілей оподаткування витрати представника (у тому числі директора чи іншої особи), який сплатив послуги або збори власними коштами, можуть підтверджуватись довідками, квитанціями та іншими документами, а повернення таких сум не створює оподатковуваного доходу за наявності зв’язку з господарською діяльністю та підтвердних документів 170.9.1 ПКУ.

Отже, для непрацівника достатньо оформити:

Форму звіту (авансовий чи довільну) підприємство може визначити у своїй обліковій політиці. Головне, щоб із сукупності документів було видно: хто діяв як повірений, за чий рахунок мали проводитися платежі, які саме суми і за що були сплачені, та що виплата фізособі є саме компенсацією понесених для підприємства витрат. Це забезпечить і правильний бухоблік, і відсутність підстав вважати виплату оподатковуваним доходом.

Підсумок: можна не використовувати стандартний авансовий звіт, якщо внутрішній звіт / бухдовідка та первинні документи повністю підтверджують витрати та їх господарську мету.