Облік робочого часу менеджерів з продажу на роз'їзді

Для таких менеджерів потрібно або запровадити індивідуальні графіки / підсумований облік робочого часу із фіксацією змін у наказах і табелі, або перейти на спрощений режим регулювання трудових відносин і детально прописати режим роботи в трудових договорах. Ключове — попередньо погоджений графік і коректний табель, тоді робота у вечірній час і у вихідні не буде вважатися надурочною чи «роботою у вихідний» понад норму.

Обґрунтування

Якщо підприємство не застосовує спрощений режим. При п’ятиденному тижні тривалість щоденної роботи визначають правила внутрішнього трудового розпорядку або графіки змінності роботодавця з дотриманням встановленої тривалості робочого тижня. Роботодавець зобов’язаний правильно організувати роботу працівників. Це означає, що змінний чи індивідуальний графік має бути затверджений наперед і відповідати нормі часу та відпочинку. 141 КЗпП

Варіант 1: індивідуальні графіки при 40-годинному тижні. Менеджерам можна встановити індивідуальний графік із різною тривалістю робочих днів за умови, що за тиждень/місяць дотримана 40-годинна норма та щотижневий відпочинок не менше 42 годин. Графік затверджують наказом (графік виходів по днях і годинах) до початку періоду. Табель ведуть у прив’язці до цього графіка. Робота в суботу чи неділю оплачується як звичайний робочий день, якщо ці дні визначені для працівника робочими, а відпочинок надається в інші дні тижня.

Варіант 2: підсумований облік робочого часу. Якщо менеджери часто працюють «стрибками» (дні по 10–12 годин, інші коротші) доцільно запровадити підсумований облік з обліковим періодом місяць або квартал. У такому разі норма дотримується за обліковий період, а надурочні визначають у кінці періоду як різницю між фактичними годинами та нормою. Підсумований облік дозволяє відхилення щоденної/тижневої тривалості, але загальна тривалість за період не може перевищувати норму, і надурочні оплачуються у подвійному розмірі.

Варіант 3: спрощений режим регулювання трудових відносин. Для максимально гнучкого розкладу (щотижня різний набір годин і днів, індивідуально для кожного менеджера) можна застосувати спрощений режим. У цьому випадку всі умови робочого часу, у тому числі змінну тривалість робочого дня, погодження роботи у вихідні та вечірній час, прописують безпосередньо у письмовому трудовому договорі, дотримуючись нормальної тривалості робочого часу на тиждень та тривалості щотижневого відпочинку. ІІІ-Б КЗпП

Табель обліку робочого часу. У будь-якому з варіантів фактичні години роботи менеджерів треба щоденно відображати в табелі. Це основний документ для нарахування зарплати і для визначення, чи є надурочні години. Якщо день за графіком робочий, але припадає на загальний «календарний вихідний» (субота, неділя), у табелі відображають звичайні години роботи без коду «робота у вихідний».

Щоб «не виникала» робота у вихідні та надурочні. Дні, коли менеджери виїжджають до клієнтів у суботу чи неділю або працюють увечері, потрібно завчасно визначати робочими у їхніх індивідуальних графіках, а дні відпочинку — переносити на інші дати тижня. Якщо ж фактично працівник перевищив норму годин за обліковий період, ці години вже будуть надурочними і мають бути оплачені як такі.

Алгоритм дій

1. Визначити режим. Обрати: залишаєтесь на звичайному режимі з індивідуальними графіками чи запроваджуєте підсумований облік, чи переходите на спрощений режим і фіксуєте все в трудових договорах.
2. Оновити локальні акти. Внести до ПВТР положення про індивідуальні графіки / змінність або про підсумований облік; визначити обліковий період.
3. Затверджувати графіки наперед. Щомісячно (або на обліковий період) складати й затверджувати по кожному менеджеру графік із зазначенням робочих і вихідних днів та годин початку / закінчення роботи. Ознайомлювати працівників під підпис.
4. Вести табель. Щоденно відображати фактично відпрацьовані години відповідно до графіка. За підсумованого обліку вести облік годин наростаючим підсумком за період.
5. По завершенні періоду. Порівнювати фактичні години з нормою. Якщо є понаднормові — нараховувати оплату за надурочний час у подвійному розмірі за відповідними правилами.

Ризики / нюанси

1. Робота без наперед затвердженого графіка. Якщо субота/неділя формально вихідні, а менеджер працює, інспектор може вимагати оплату як «роботу у вихідний» або як надурочну роботу, навіть якщо загальна норма тижня витримана.

2. Відпочинок і безперервна перерва. Необхідно забезпечити не менше одного вихідного на тиждень та безперервний відпочинок не менше 42 годин. Порушення цих вимог створює ризики штрафів і приписів.

Підсумково, для ваших менеджерів доцільно запровадити індивідуальні графіки або підсумований облік з чіткими щомісячними графіками та коректним табелем — тоді вечірні та «вихідні» виїзди будуть частиною нормального режиму, а не надурочною роботою.