Проблеми з податковою при уточненні звітності: штрафи та пеня

Уточнюючий Д1 потрібно подати без «парного» використання ознаки 1/0, а через від’ємне сторно зарплати й окремі рядки з лікарняними, і якщо суми ЄСВ не змінюються, штрафів і пені за таке коригування не буде. Помилку з квитанції спричиняє саме невірне застосування ознаки 1/0 до сумових показників.

Обґрунтування

Ознака 0/1 у Д1 застосовується тільки для несумових помилок. Для виправлення реквізитів застрахованої особи, кількості днів тощо використовують дублювання рядка з ознакою «1» на виключення і нового рядка з ознакою «0» на введення, без зміни сум ЄСВ. У такому випадку кількість рядків з ознакою «1» і «0» має збігатися, інакше контролі ДПС видають помилку «кількість рядків з ознакою 0 не співпадає з ознакою 1».

Для зміни структури доходу (зарплата → частково лікарняні) це сумова помилка, тому діють інші правила. За такими помилками коригують суму бази ЄСВ і розподіл між видами виплат. Нормами порядку заповнення Розрахунку дозволено від’ємні значення саме для сторнування лікарняних та пов’язаних перерахунків зарплати, а не через ознаку 1/0 у графі 25. Це підтверджується підходом, коли зайву суму зарплати за минулий період сторнують мінусом у графах 16, 17, 20, а лікарняні за відповідні місяці показують окремими рядками з правильними сумами. № 4

Алгоритм у вашій ситуації має бути таким.

1. В уточнюючому Д1 за січень:
   – окремим рядком з кодом ЗО для зарплати сторнуєте частину зарплати, яка фактично мала бути лікарняними, через від’ємні значення в гр.16, 17, 20 з періодом «01.2026» у гр.10
   – далі додаєте два рядки з кодом ЗО 29 для лікарняних: окремо за грудень (період «12.2025» у гр.10, дні в гр.12, сума лікарняних у гр.16, 17, ЄСВ у гр.20) та окремо за січень (період «01.2026»).
2. Ознаку 0/1 в гр.25 при такому сумовому виправленні не заповнюєте.
3. У основній формі Розрахунку за січень відкоригована сума ЄСВ залишиться тією самою, бо загальний внесок не змінюється, змінюється лише розподіл між видами доходів.

Оскільки загальна сума ЄСВ не збільшується та строк сплати не порушується, підстав для штрафу й пені немає. Фінансові санкції за ЄСВ прив’язані до несплати, несвоєчасної сплати або донарахування своєчасно не нарахованого внеску. Якщо ви лише перерозподіляєте базу між зарплатою та лікарняними без зміни загальної суми внеску, формальної недоїмки не виникає, отже немає бази для застосування штрафу 10–20% або пені. ст. 25 Закону про ЄСВ

Алгоритм дій

1. Скасувати помилковий підхід з ознакою 1/0. Не використовувати в уточнюючому Д1 дублювання рядка зарплати з ознаками «1» і «0» для зміни сум.
2. Сформувати новий уточнюючий Розрахунок за січень.
   – Тип Розрахунку: «Уточнюючий».
   – У головній частині заповнити тільки обов’язкові рядки та інформацію про додатки.
3. Уточнюючий Д1 за січень заповнити так:
   – Рядок 1: зарплата, що була зайво включена замість лікарняних, зі знаком «–» у гр.16, 17, 20, період 01.2026 у гр.10, звичайний код ЗО.
   – Рядок 2: лікарняні за грудень, код ЗО 29, період 12.2025, кількість днів у гр.12, сума лікарняних у гр.16, 17, ЄСВ у гр.20.
   – Рядок 3: лікарняні за січень з аналогічним заповненням, але період 01.2026.
   – Гр.25 не заповнювати.
4. Перевірити контрольні співвідношення. Підсумок сум ЄСВ у гр.20 по всіх рядках уточнюючого Д1 має дорівнювати раніше задекларованій сумі ЄСВ за січень.
5. Подати уточнюючий пакет до ДПС та зберегти квитанцію 2. У разі повторної технічної помилки перевірити формат заповнення періоду в гр.10 та наявність «мінусів» лише в дозволених графах.

Ризики / нюанси

1. Штрафи за ПДФО/ВЗ можливі лише якщо коригується 4ДФ і змінюються податкові зобов’язання. У вашому випадку ви зазначаєте, що загальна сума не змінилася, отже уточненню 4ДФ може не бути потреби або воно не змінить ПДФО/ВЗ, тому штрафів за п. 119.1 ПКУ не повинно бути. 119.1 ПКУ

2. Сторнування та нарахування лікарняних краще проводити у поточному звітному періоді. Порядок прямо дозволяє від’ємні значення саме для коригування відпускних і лікарняних попередніх періодів, але робити це потрібно в тому звіті, де ви зараз виправляєте помилку, а не через «Звітний новий» за минулий місяць. № 4

Після переходу на сторнування зарплати мінусом і окреме відображення лікарняних у Д1 уточнюючий Розрахунок має пройти без помилки щодо ознак 0 і 1, а при незмінній сумі ЄСВ – без фінансових санкцій.