Як правильно розрахувати і виплатити декретні працівниці у ФОП

Спочатку потрібно розрахувати суму допомоги по вагітності та пологах за правилами Порядку №1266, потім оформити й подати до ПФУ заяву‑розрахунок з пакетом документів, відкрити окремий рахунок, отримати кошти й відзвітувати до ПФУ та ДПС. Для ФОП декретні нараховуються із доходу, з якого сплачено ЄСВ, а їх відображення у звітності залежить від того, як саме податківці трактують оподаткування таких виплат.

Обґрунтування

1. Вихідні умови та право на декретні як ФОП

Право на допомогу по вагітності та пологах як ФОП є лише за умови, що підприємець є застрахованою особою та сплачував ЄСВ «за себе» у розрахунковому періоді і в місяці відкриття лікарняного. Якщо ЄСВ не сплачувався, права на виплати від ПФУ немає.

2. Як розрахувати суму декретних для ФОП

Для ФОП застосовуються правила Порядку №1266: середньоденний дохід = дохід, з якого сплачено ЄСВ за 12 календарних місяців (за даними додатка 1 ЄСВ до декларацій), поділений на кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Це прямо випливає з п. 3 п. 3 Порядку.

Далі середньоденний дохід множиться на кількість календарних днів декретного листка (зазвичай 126 к. дн. або більше при продовженні). Для допомоги по вагітності та пологах застосовується 100% середньоденного доходу, страховий стаж на відсоток не впливає. Водночас діють обмеження: мінімальний розмір у розрахунку на місяць не менший, ніж допомога, розрахована з мінімальної зарплати, і максимальний — не більший за базу нарахування ЄСВ, передбачені ч. 2 ст. 19 ч. 2 ст. 19.

3. Мінімальні та максимальні межі у 2026 році

У 2026 році мінімальна зарплата 8647 грн. Тому мінімальна середньоденна допомога не може бути меншою за 8647 / 30,44 = 284,07 грн, а мінімальна сума за 126 к. дн. – близько 35792,82 грн. Також діє верхня межа: місячна сума допомоги не може бути більшою за максимальну базу ЄСВ, а середньоденна – більшою за відповідну максимально допустиму суму.

4. Обмеження при відсутності 6 місяців стажу за останні 12 місяців

Якщо за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку немає 6 місяців страхового стажу, застосовується спеціальне обмеження: декретні обчислюються з фактичного доходу, але не більше ніж сума, розрахована з двократного розміру мінімальної зарплати (п. 2 ч. 4 ст. 12 п. 2 ч. 4 ст. 12 Закону №1105)).

5. Алгоритм дій (послідовність кроків)

6. Конкретний розрахунок: формули

1. Визначення доходу за розрахунковий період
   Дохід для ФОП = сума, з якої сплачено ЄСВ за розрахункові місяці (береться з додатка 1 ЄСВ).

2. Середньоденний дохід
   Середньоденний дохід = Дохід за розрахунковий період / 365 (якщо в розрахунковому періоді 12 повних місяців).

3. Сума декретних
   Сума декретних = Середньоденний дохід * кількість календарних днів у листку непрацездатності.

4. Перевірка мінімальної та максимальної межі
   – Мінімальна середньоденна в 2026 році: 8647 / 30,44 = 284,07 грн.
   – Середньоденна допомога не може бути меншою за 284,07 грн і не більшою за максимальну, розраховану з граничної бази ЄСВ.

Якщо за 12 місяців стаж менше 6 місяців, середньоденна не може перевищувати величину, розраховану з подвійної мінімальної зарплати.

Алгоритм дій

1. Перевірити статус сплати ЄСВ і можливість ФОП отримати декретні.
   Переконайтесь, що за ФОП у розрахунковому періоді є сплата ЄСВ «за себе» і що немає заборгованості.

2. Зібрати дані для розрахунку.
   Візьміть усі декларації з додатком 1 ЄСВ за 12 місяців до місяця відкриття лікарняного, підсумуйте дохід.

3. Розрахувати середньоденний дохід і суму декретних.
   Застосуйте формули з попереднього розділу з урахуванням мінімальних / максимальних обмежень.

4. Відкрити спеціальний рахунок 2604 для зарахування декретних.
   Отримайте довідку банку про відкриття рахунку.

5. Подати довідкову декларацію за поточний рік.
   У ній показуєте лише ЄСВ (додаток 1) за січень – місяць відкриття лікарняного, без показників доходу.

6. Отримати довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ та довідку ОК‑7.
   Подайте заяву F1300306 до ДПС, а довідку ОК‑7 сформуйте через портал ПФУ або Дію.

7. Подати заяву‑розрахунок до ПФУ.
   Заповніть заяву‑розрахунок через портал ПФУ, додайте копії декларацій з додатком 1, довідки ОК‑7, довідку про відсутність боргу, довідку про спецрахунок, витяг з ЄДР.

8. Отримати фінансування від ПФУ та виплатити його ФОП.
   Кошти, що надійшли на рахунок 2604, перераховуються на особисту картку чи видаються готівкою фізичній особі.

9. Подати повідомлення про виплату коштів до ПФУ протягом 30 днів.
   Через особистий кабінет страхувальника сформуйте повідомлення по відповідному лікарняному.

10. Відобразити суму декретних в об’єднаній звітності до ДПС.
    У додатку 4ДФ за місяць виплати:
    – графи 3а і 3 – сума нарахованої та виплаченої допомоги;
    – графи 4а, 4, 5а, 5 – прочерки;
    – графа 6 – ознака доходу «128» (як соціальна виплата з бюджету).

Ризики / нюанси

1. Відсутність сплати ЄСВ або борг з ЄСВ.
У такому разі ПФУ може відмовити у фінансуванні декретних. Важливо завчасно погасити борги та мати підтвердження сплати внес