Оплата квитків на літак для відділу: оформлення та звітність

Так, може, але лише за умови, що такий працівник уповноважений роботодавцем придбати квитки для інших працівників.

Пунктом 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 визначено, що здійснені у відрядженні витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів, зокрема, належать транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки),документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Без належного оформлення придбання квитків для інших осіб податківці можуть розцінити як додаткове благо. Тому доцільно, щоб до початку відрядження керівник видав наказ, у якому визначив працівника, відповідального за придбання авіаквитків для всіх учасників відрядження.

У наказі бажано зазначити:

• ПІБ уповноваженого працівника;
• перелік працівників, для яких він придбаває квитки;
• дозвіл на використання підзвітних коштів або корпоративної платіжної картки для їх придбання.

У такому випадку вартість квитків, придбаних для інших працівників, не є додатковим благом ні для працівника, який здійснив оплату, ні для інших відряджених осіб, оскільки він діє від імені роботодавця.

Авансовий звіт за квитки подає лише той працівник, який здійснив оплату квитків. До авансового звіту він додає:

• електронні квитки на всіх працівників;
• документ, що підтверджує оплату (виписку банку, чек, квитанцію платіжної системи тощо);
• за наявності – посадкові талони або інші документи, що підтверджують використання квитків.

Інші працівники не відображають вартість квитків у своїх авансових звітах, оскільки вони не здійснювали цих витрат. У своїх авансових звітах вони зазначають лише власні витрати, понесені під час відрядження (добові, проживання, місцевий транспорт тощо), якщо такі були.

Якщо ж працівник без відповідного уповноваження оплатив квитки за колег власними коштами, у контролюючих органів можуть виникнути підстави розцінювати компенсацію вартості квитків за інших осіб як виплату, що не пов'язана з його власними витратами у відрядженні. Тому для уникнення податкових ризиків рекомендуємо завчасно оформити відповідний наказ. Бажано також, щоб можливість придбання квитків однією особою була передбачена в Положенні про відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2