Розрахунок виплат за невикористану відпустку після звільнення працівника

Трудовий договір припиняєте датою смерті працівника за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП, нараховуєте йому компенсацію за всі невикористані до 01.06.2025 дні щорічної (та «дитячої», якщо є право) відпустки, заробітну плату і лікарняні до дати смерті (якщо були), і виплачуєте ці суми членам сім’ї або спадкоємцям з оподаткуванням як звичайної зарплати.

Обґрунтування

Припинення трудового договору. Після смерті працівник не може перебувати у трудових відносинах. Підставою є свідоцтво про смерть або рішення суду. На його підставі видаєте наказ про припинення трудового договору із формулюванням за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Датою припинення трудового договору є дата смерті працівника незалежно від дати видання наказу. Це прямо випливає із підстави «смерть працівника» у п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Що треба нарахувати при остаточному розрахунку. Остаточний розрахунок включає: зарплату за відпрацьований до дати смерті час, грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей, а також лікарняні, якщо такі були. Обов’язок виплатити компенсацію за всі невикористані щорічні відпустки та «дитячу» відпустку при припиненні трудового договору передбачений ст. 83 КЗпП.

Кому виплачувати. Суми зарплати, компенсації відпустки та інших належних виплат, не одержаних за життя, виплачуються членам сім’ї померлого або, за їх відсутності, входять до складу спадщини. Це встановлено ч. 1 ст. 1227 Цивільного кодексу України та підтверджується підходом щодо остаточного розрахунку і виплат членам сім’ї у матеріалі про дії при смерті працівника «Помер працівник: дії роботодавця».

Стаж і дні відпустки. У відпускний стаж включається фактичний період роботи та інші передбачені законом періоди. Після увільнення у зв’язку з мобілізацією стаж щорічної відпустки не збільшується, тому до компенсації берете лише дні, зароблені до 01.06.2025. Сам розрахунок кількості днів проводите розрахунковим шляхом виходячи з тривалості щорічної відпустки на підприємстві (наприклад 24 к. дн. за робочий рік) і фактично відпрацьованого періоду до увільнення.

Розрахунок компенсації відпустки. Середню зарплату для компенсації обчислюєте за правилами Порядку №100, з урахуванням спеціальних правил для днів, набуте право на які до 31.12.2023, і загального 12‑місячного періоду з 01.01.2024. Це прямо сформульовано в п. 2 Порядку обчислення середньої зарплати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100, і деталізовано для компенсації при звільненні у матеріалі «Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера» п. 2.

Оподаткування та ЄСВ. Податково остаточний розрахунок (зарплата, компенсація відпустки) оподатковується ПДФО та ВЗ як звичайна зарплата, у 4ДФ показується з ознакою доходу «101» за ІПН померлого працівника. Такий підхід прямо описаний для виплат померлому працівнику у розділі про заповнення 4ДФ у матеріалі «Помер працівник: дії роботодавця». Щодо ЄСВ податкова позиція полягає в тому, що на виплати, які нараховані померлому працівнику за період, що закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується на загальних підставах, а такі суми відображаються в Д1 з типом нарахування 1 та зазначенням місяця припинення трудового договору в графі 10, як описано у прикладах відображення остаточного розрахунку в Д1 у статті «Помер працівник: дії роботодавця».

Відображення припинення у Д5. Дату припинення трудового договору (дату смерті) потрібно відобразити у Додатку 5 за місяць, до якого вона належить. Для цього подається уточнюючий Д5 за відповідний місяць з датою смерті у графі 10, реквізитами наказу у графі 16 і підставою звільнення – посиланням на п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП у графі 17, як це описано в розділі щодо заповнення додатків Д5, Д1, 4ДФ при смерті працівника у матеріалі «Помер працівник: дії роботодавця» п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Коригування раніше поданої звітності з 0,00 грн. Оскільки в період мобілізації ви подавали нульові суми, але відображали перебування в трудових відносинах, після отримання свідоцтва про смерть потрібно подати уточнюючі Д1 за всі місяці після дати смерті, щоб вилучити помилкові рядки по цьому працівнику з використанням КТН 3 (тип 3 у графі 9) за кожен відповідний місяць. Таку схему покрокового виправлення податкового розрахунку за померлим працівником наведено у прикладі з уточненням даних за мобілізованим, який загинув, у матеріалі «Помер працівник: дії роботодавця».

У підсумку: оформлюєте наказ про припинення трудового договору датою смерті, рахуєте та виплачуєте всі належні суми як зарплату і компенсацію відпустки членам сім’ї, оподатковуєте їх як заробітну плату, нараховуєте ЄСВ за позицією ДПС, та коригуєте об’єднану звітність через уточнюючі Д5 і Д1.