Облік заправки службового авто: податки та нарахування в ЄСВ, ПДФО, ВЗ

Використання службового авто і пального у відпустці директора вважається додатковим благом, тому вартість використаного пального і послуги користування авто потрібно оподаткувати як дохід директора та не включати до господарських витрат підприємства.

Обґрунтування

Поїздка у відпустку службовим авто не є господарською діяльністю. Це особисті потреби директора, отже користування майном підприємства створює дохід у вигляді додаткового блага. Вартість безоплатно наданих товарів чи послуг включається до оподатковуваного доходу фізособи як додаткове благо за правилами пп. 164.2.17 ПКУ.

Додаткове благо складається з двох частин. Перша частина – вартість користування самим автомобілем за період відпустки. Її доцільно визначати за ринковою вартістю оренди аналогічного авто у схожих умовах. Друга частина – вартість пального, заправленого за рахунок підприємства під час відпустки, якщо директор його не компенсує.

Оподаткування додаткового блага. Суму такого доходу підприємство як податковий агент оподатковує:

1. ПДФО 18% із застосуванням натурального коефіцієнта, оскільки дохід надано в негрошовій формі. База для нарахування ПДФО = вартість додаткового блага × коефіцієнт (станом на зараз у практиці застосовують 1,219512).
2. Військовий збір 5% – утримується з вартості додаткового блага без коефіцієнта.
3. ЄСВ 22% – нараховується як на інший дохід працівника, що входить до фонду оплати праці.

ПДВ-наслідки. Паливо і використання авто у відпустці не пов’язані з господарською діяльністю. Тому на їх вартість потрібно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ на базу, з якої раніше сформовано податковий кредит, оскільки ресурси використані в негосподарських цілях. п. 198.5 ПКУ

Бухоблік.

1. Паливо за паливною карткою оприбутковується на субрахунок 203 «Паливо» і списується з 203 на витрати. При виявленні, що частина пального використана не в господарській діяльності, її вартість слід перекласифікувати у склад інших операційних витрат (наприклад 949 або 947) і не включати до собівартості чи адмін / збутових витрат.
2. Суму додаткового блага відображають у складі витрат на оплату праці (рахунок 92 або 23 / 91 залежно від облікової політики) з кредитом 66, а суму ПДФО, ВЗ та ЄСВ – з кредитом 64, 65.
3. Компенсуючий ПДВ за негосподарське використання палива та авто відносять у дебет 949 (або 947) з кредитом 641/ПДВ, як це показано для негосподарського використання пального за п. 198.5 ПКУ. п. 198.5 ПКУ

Розмежування пробігу та пального. Пробіг за період відпустки слід окремо зафіксувати в маршрутному або подорожньому листі та виділити витрати пального, що припадають на ці поїздки. Ця частина пального не списується на виробничі чи адміністративні витрати, а включається до додаткового блага і негосподарських витрат.

Альтернатива для зменшення доходу. Якщо директор компенсує підприємству вартість пального, використаного у відпустці, ця частина не формує додаткове благо. У такому разі доходом лишається тільки вартість користування авто, якщо воно надається безоплатно.

У підсумку, для поїздки директора у відпустку службовим авто за рахунок підприємства потрібно визначити вартість «оренди» авто та використаного палива, включити її до оподатковуваного доходу директора як додаткове благо, нарахувати ПДФО, військовий збір, ЄСВ і компенсуючі ПЗ з ПДВ за п. 198.5 ПКУ.