Правильне оформлення ПДВ при придбанні авто для ТОВ

Для ТОВ–платника ПДВ оформлюйте подорожні (маршрутні) листи для обліку поїздок і списання пального, а товарно-транспортні накладні (ТТН) – тільки коли є перевезення вантажів згідно з договорами перевезення.

Обґрунтування

ТТН потрібна тоді, коли здійснюється перевезення вантажу як господарська операція. Вона є основним документом для обліку вантажу, розрахунків за перевезення та підтверджує факт перевезення відповідно до Закону про автомобільний транспорт і Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом. Саме ТТН є підтвердженням договору перевезення і переміщення товару між вантажовідправником, перевізником та вантажоодержувачем Стаття 48 Закону №2344, Правилами №363, статті 909 Цивільного кодексу України.

Форма та обов’язковість ТТН встановлені прямо. Форма ТТН визначена у додатку 7 до Правил №363 і має застосовуватися без зміни обов’язкових реквізитів. Обов’язкові реквізити визначені у ст. 48 Закону №2344. Відсутність ТТН або незаповнені обов’язкові реквізити прирівнюється до її відсутності і може тягнути штраф для перевізника за ст. 60 Закону №2344.

Подорожній (маршрутний) лист використовується як внутрішній первинний документ для підтвердження роботи авто і витрат пального. Нині немає обов’язкової типової форми, підприємство розробляє її самостійно, але документ повинен містити всі обов’язкові реквізити первинного документа за ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV. У подорожньому листі фіксують маршрут, пробіг, показники спідометра, залишок і витрати пального, а вже на його підставі складають акт на списання палива, який дозволяє віднести пальне до витрат і підтвердити зв’язок із господарською діяльністю від 16.07.1999 №996-XIV.

Для перевізників і при перевезенні вантажів ТТН є обов’язковою при внутрішніх перевезеннях. Водій або перевізник повинен мати ТТН як документ на вантаж, крім випадків перевезення речей для особистих потреб фізособою. Це прямо передбачено ст. 48 Закону України від 05.04.2001 №2344-III та Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом від 14.10.1997 №363.

Списання пального має ґрунтуватися на первинному документі з детальними даними про пробіг/обсяг робіт. Для автотранспорту таким документом є подорожній лист, для іншої техніки – журнал годин роботи. На його підставі складають акт списання пального, а пальне в межах норм списують з кредиту рахунку 203 «Паливо» у дебет виробничих або операційних витрат. Понаднормові витрати потребують окремого документального обґрунтування і, за відсутності пояснень, можуть розцінюватися як додаткове благо та негосподарське використання, що тягне ПДФО, військовий збір і компенсуючі ПЗ з ПДВ за п. 164.2.17 Податкового кодексу України і п. 198.5 ПКУ.

Підсумовуючи, для правильного обліку авто і пального в ТОВ: ТТН оформлюйте тільки при перевезенні вантажу, а для повсякденних службових поїздок і для списання пального забезпечте наявність власної затвердженої форми подорожнього (маршрутного) листа, актів списання і внутрішніх норм витрат пального.