Коригування зарплати та лікарняних у звітності ФОП: поради

Потрібно в Податковому розрахунку за 2 квартал 2026 року скоригувати зарплату за квітень–травень через лікарняний: у додатку 1 показати сторновану зарплату зі знаком «мінус» і окремо лікарняні, а в додатку 4ДФ – одну загальну суму за ознакою доходу «101».

Обґрунтування

Коренева проблема у тому, що за працівником вже нарахована повна зарплата за квітень і травень, але частину цього часу він фактично хворів, і тепер потрібно одночасно зменшити зарплату та додати лікарняні в обліку і звітності.

Сторнування зарплати за квітень і травень проводиться в обліку в тому місяці, коли ви отримали лікарняний і прийняли рішення про оплату, тобто в липні 2026 року. Зарплата за дні, що збіглись із лікарняними, сторнується в сумі, розрахованій пропорційно дням хвороби, а натомість нараховуються лікарняні за квітень і травень.

Додаток 1 до Податкового розрахунку. У квартальному Розрахунку за 2 квартал 2026 року липень входить як місяць коригування. Порядком заповнення Розрахунку передбачено можливість внесення від’ємних значень для виправлення сум заробітку у зв’язку з уточненням відпрацьованого часу через тимчасову непрацездатність у попередніх звітних періодах, нарахованих раніше. Це прямо стосується сторнування зарплати й відображається через від’ємні показники у відповідних місяцях-мішенях у додатку 1, де зазначаються такі коригування за попередні податкові періоди, у тому числі за місяці, що вже минули, але звіт за квартал ще не подавався, тобто за 2 квартал 2026 року не потрібно подавати уточнюючий Розрахунок, а достатньо коректно подати звіт за цей квартал з урахуванням липневих коригувань як первинний, оскільки Розрахунок ще не подавався за цей період. Це випливає з положень Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.

Структура записів у додатку 1. У додатку 1 за працівником за 2 квартал буде не менше трьох типів рядків:

1. звичайні рядки із зарплатою за квітень і травень, як вони були нараховані (якщо ви їх не коригували в бухобліку раніше) або вже скориговані фактичні суми, якщо в липні ви змінили бухоблік за попередні місяці;
2. окремі рядки з від’ємною зарплатою за квітень і травень за дні, що збіглись з лікарняними, де у графі 10 зазначається відповідний місяць («04.2026», «05.2026»), а у графах 16, 17 і 20 – суми зі знаком «мінус» для зарплати й ЄСВ, як це допускає Порядок для коригувань, пов’язаних із тимчасовою непрацездатністю у попередніх податкових періодах податкових періодах;
3. окремі рядки по лікарняних: за квітень і травень – з кодом категорії застрахованої особи «29» у графі 8, з місяцем, за який нараховані лікарняні (також «04.2026» і «05.2026» у графі 10), з кількістю календарних днів хвороби в графі 12, з сумою допомоги в графах 16, 17 і з сумою ЄСВ у графі 20.

Додаток 4ДФ. За правилами відображення доходів у додатку 4ДФ сторнована або донарахована зарплата за попередні місяці показується в одному рядку із зарплатою поточного місяця за тією ж ознакою доходу, без окремого виділення періоду, але з урахуванням від’ємних або додаткових сум у загальній сумі за ознакою доходу. Для нашої ситуації вся сума за працівником (зарплата з урахуванням зменшення за дні лікарняного плюс лікарняні) вказується в одному рядку з ознакою «101» у тому місяці, коли фактично проводяться коригування та нарахування – у липні 2026 року, як це відповідає підходу Порядку №4, за яким дохід за ознакою відображається сукупно по особі в одному рядку за звітний місяць Порядком №4.

Табель обліку робочого часу. Для правильності обліку потрібно скласти коригуючий табель за квітень і травень 2026 року. У ньому робочі дні, які підпали на період 20.04–21.05.2026, замінюються позначками тимчасової непрацездатності («ТН» або «26»), і на підставі цього коригуючого табеля узгоджуються суми сторнованої зарплати й лікарняних у бухобліку.

Висновок. Оскільки Податковий розрахунок за 2 квартал 2026 року ще не подавався, усі коригування зарплати та нарахування лікарняних за квітень і травень відображаються в цьому квартальному Розрахунку як первинні дані, без подання уточнюючої звітності, через від’ємні рядки в додатку 1 і сукупний запис із ознакою доходу «101» у додатку 4ДФ.

Алгоритм дій

1. Скласти коригуючий табель за квітень і травень 2026 року, замінивши робочі дні в періоді 20.04–21.05.2026 на «ТН» / «26».
2. Розрахувати сторновану зарплату за квітень і травень за дні, що збіглись із хворобою, та нарахувати лікарняні:
   – за квітень 2026 року – 2500 грн (з них 1000 грн – за рахунок ФОП, 1500 грн – за рахунок ПФУ);
   – за травень 2026 року – 3000 грн (весь період за рахунок ПФУ після перших 5 днів, оплачених ФОПом, залежно від конкретного розрахунку).
3. Відобразити в бухобліку липня 2026 року:
   – сторнування зарплати квітня й травня;
   – нарахування лікарняних за квітень і травень;
   – перерахунок ПДФО, військового збору і ЄСВ за липнем із урахуванням цих змін.
4. Скласти Податковий розрахунок за 2 квартал 2026 року з типом форми «Звітний»:
   – у додатку 1:
   • звичайні рядки з фактичною зарплатою за квітень–червень 2026 року;
   • окремі рядки зі знаком «мінус» для сторнованої зарплати квітня й травня, із зазначенням місяців 04.2026 і 05.2026 у графі 10, суми мінус у графах 16, 17 і 20;
   • окремі рядки по лікарняних за квітень і травень з кодом «29», місяцем «04.2026» та «05.2026», кількістю днів хвороби в графі 12 і сумами в графах 16, 17, 20.
   – у додатку 4ДФ за липень: один рядок по працівнику з ознакою доходу «101», де в сумі за графами 3а і 3 включена зарплата липня плюс результат коригувань і лікарняних; у графах 4а, 4 і 5а, 5 – відповідно ПДФО й військовий збір із цієї суми.

Ризики / нюанси

1. Мінімальний ЄСВ. Після сторнування зарплати за квітень і травень перевірте, чи не стало фактичне нарахування ЄСВ за ці місяці меншим за мінімальний страховий внесок, і за потреби донарахуйте ЄСВ до мінімальної суми в додатку 1 за 2 квартал.

2. Узгодження з ПФУ. Суми лікарняних, оплачених за рахунок ПФУ, мають відповідати заяві-розрахунку та повідомленню про виплату коштів, щоб не виникло розбіжностей між Податковим розрахунком і даними ПФУ.

3. Відсутність уточнюючої звітності. Оскільки Розрахунок за 2 квартал 2026 року ще не подавався, усі виправлення проводяться в «Звітному» Розрахунку за квартал, без подання уточнюючого та без коригувань за попередні подані періоди.