Виконання умов ЦПХ: терміни, акти та податкові нюанси

Закрити договір ЦПХ раніше дати, зазначеної в самому договорі, можна лише шляхом внесення змін або розірвання договору за згодою сторін; акти і 4ДФ доцільно робити помісячно, якщо послуги фактично виконуються і винагорода нараховується щомісяця. При помісячних актах дохід показуєте у 4ДФ у тому місяці, коли нарахована винагорода, з ознакою доходу 102, а ПДФО 18% і військовий збір 5% утримуєте з кожної суми, ЄСВ 22% нараховуєте на базу за ЦПХ.

Обґрунтування

Щодо можливості закрити ЦПХ до 31.12.2026. Строк дії договору ЦПХ визначається самим договором. Якщо сторони хочуть припинити відносини раніше, вони або вносять зміни до договору, скорочуючи строк, або оформлюють дострокове розірвання. Це має бути оформлено письмово. Без зміни або розірвання договору формально цивільно-правові відносини тривають до первісно встановленої дати. Тому якщо є можливість і потреба закінчити роботи до 31.12.2026, це потрібно прямо відобразити в договорі шляхом додаткової угоди або акту припинення.

Щодо періодичності актів і відображення в 4ДФ. За договорами ЦПХ винагорода зазвичай нараховується за фактично надані послуги на підставі акта наданих послуг. В 4ДФ дохід від ЦПД відображають у місяці нарахування винагороди, вказуючи її в графі 3а як суму нарахованого доходу за актом, а в графі 3 — суму фактично виплаченого доходу, з ознакою доходу 102 в графі 6. Винагороду за ЦПД відображають у 4ДФ саме так. Акти помісячно логічні, якщо шість пунктів послуг реально виконуються поетапно щомісяця і грант дозволяє помісячне нарахування і виплату. Тоді щомісяця: складаєте акт, нараховуєте винагороду за місяць, утримуєте ПДФО 18% і військовий збір 5%, нараховуєте ЄСВ 22%, і показуєте ці суми у відповідному місяці в додатку 4ДФ як винагороду за ЦПД з ознакою доходу 102, а в додатку Д1 – як дохід за ЦПХ з категорією 26.

Якщо винагорода за ЦПХ нарахована за кілька місяців разом. Для осіб, які отримують дохід за виконану роботу за цивільно-правовими договорами, строк виконання яких перевищує календарний місяць, єдиний внесок нараховується на суму, що визначається шляхом ділення доходу, виплаченого за результатами роботи, на кількість місяців, за які він нарахований. Це прямо випливає із спеціального правила Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування», яке встановлює такий порядок для виплат за роботи, строк виконання яких перевищує календарний місяць від 08.07.2010 №2464-VI. Якщо ж ви робите акти щомісячно і кожен акт охоплює лише один місяць, то це правило про поділ на місяці не застосовується, і в додатку Д1 кожний місяць буде мати один рядок із категорією 26 та винагородою за цей місяць.

Алгоритм дій

1. Визначити строк дії договору.
   Якщо хочете фактично завершити роботи і розрахунки до 31.12.2026, підготуйте додаткову угоду про зміну строку дії договору або угоду про дострокове розірвання з фіксацією, що всі роботи виконані і оплачені до цієї дати.

2. Спланувати графік актів.
   Якщо послуги за шістьма пунктами реально надаються щомісяця, закладіть у договір або внутрішню домовленість щомісячне складання актів наданих послуг, де чітко деталізуйте, які саме роботи виконано за місяць.

3. Нарахування та утримання податків.
   За кожним місячним актом:
   – нарахувати винагороду;
   – утримати ПДФО 18% і військовий збір 5% із суми винагороди;
   – нарахувати ЄСВ 22% на суму нарахованої винагороди.
   Умову договору, де прямо написано «утримати 22%;18%;5%», коректуйте в обліку: 22% – це нарахування ЄСВ за рахунок замовника, а не утримання із доходу фізособи.

4. Заповнення об’єднаної звітності.
   – Додаток Д5: у місяці початку показуєте дату початку ЦПХ, у місяці завершення (або дострокового припинення) – дату закінчення відносин.
   – Додаток Д1: щомісяця відображаєте нараховану винагороду з категорією 26, заповнюєте графи із сумою доходу та ЄСВ, графу 14 – кількість днів ЦПХ за місяць. Якщо коли-небудь нарахуєте винагороду одразу за декілька місяців, суму ділите на кількість місяців і показуєте окремими рядками з типом нарахування «1» у графі 9.
   – Додаток 4ДФ: у місяці нарахування винагороди показуєте суму нарахованого доходу в графі 3а, суму виплаченого доходу в графі 3, ПДФО та військовий збір, ознака доходу – 102. При помісячних актах – відповідно щомісячно.

Ризики / нюанси

1. Зв’язок із періодом гранту. Фактичний період фінансування гранту (липень 2026 – лютий 2027) може не збігатися зі строком ЦПХ. Важливо, щоб акти і нарахування винагороди відповідали і умовам гранту, і строкам договору. Якщо грант дозволяє фінансувати роботи лише до певної дати, краще синхронізувати з нею строк договору або графік виконання.

2. Перекваліфікація у трудові відносини. Якщо особа виконує роботи систематично, під вашим керівництвом, з фіксованим графіком, існує ризик, що договір ЦПХ можуть розцінити як трудовий. Мінімізуйте цей ризик: у договорі фіксуйте результат послуг, оплату за результат, відсутність підпорядкування правилам внутрішнього розпорядку, оплату за актами, а не «зарплату за місяць».

3. ЄСВ «22%». Пам’ятайте, що 22% – це ставка нарахування ЄСВ, який сплачує замовник за рахунок своїх коштів. Її не утримують із винагороди фізособи. Із суми винагороди утримують лише ПДФО 18% і військовий збір 5%.

Підсумовуючи, ваш підхід із помісячними актами і відображенням доходу в 4ДФ щомісяця є правильним за умови, що послуги реально надаються і винагорода нараховується помісячно, а дострокове завершення ЦПХ до 31.12.2026 потрібно окремо оформити зміною або розірванням договору.