Виправлення некоректних даних про працівника на порталі ПФУ

Наслідків для самого факту прийняття/переведення і трудових прав працівника не буде, але в ПФУ залишаться «зайві» записи про посаду, які роботодавець самостійно виправити не може, тож коригувати їх можна лише через звернення до ПФУ, а надалі правильно відображати посаду в Об’єднаній звітності та кадрових документах.

Обґрунтування

Оперативні відомості до ПФУ критичні підприємства подають щодо прийняття, переміщення, постійного переведення, звільнення, поновлення та призупинення/відновлення трудового договору не пізніше наступного дня після події. Такі відомості мають характер оперативного обліку для ПФУ та інших органів, зокрема для відображення даних у реєстрі та застосування механізмів бронювання.

Сервіс оперативного подання відомостей на порталі ПФУ не передбачає скасування чи редагування вже поданих записів самим страхувальником. У разі подання помилкової інформації (наприклад, невірної посади при прийнятті) виправлення технічно можливе лише працівниками ПФУ на підставі звернення страхувальника.

Подальші коректні відомості про посаду надходитимуть у ПФУ з Об’єднаної звітності та кадрових документів, а також за потреби з подальших оперативних відомостей. Саме ці дані будуть використовуватися для наповнення електронної трудової книжки і підтвердження трудового стажу, тоді як поодинокий помилковий запис в оперативних відомостях без виправлення не створює сам по собі правових наслідків для стажу, але може викликати уточнення з боку ПФУ або ТЦК при звірках.

У підсумку важливо забезпечити узгодженість: у наказах, штатному розписі, трудовій книжці та Об’єднаній звітності посада має бути відображена правильно, а щодо раніше поданих помилкових оперативних відомостей доцільно звернутися до ПФУ з письмовим (електронним) зверненням із проханням виправити запис.

Алгоритм дій

1. Перевірте кадрові документи. Переконайтесь, що наказ про прийняття/переведення, штатний розпис, трудова книжка та особова картка містять одну, правильну посаду з правильною датою.
2. Забезпечте правильні дані в Об’єднаній звітності. В Податковому розрахунку з Додатком 5 відображайте лише фактичну посаду і реальну подію (прийняття або переведення згідно з наказом).
3. Подайте звернення до ПФУ. Через кабінет страхувальника або офіційний канал направте звернення з описом помилки в оперативних відомостях, вкажіть правильні дані, реквізити наказу та дати, і попросіть виправити/анулювати помилковий запис.
4. Надалі подавайте лише коректні оперативні відомості. Для всіх наступних кадрових змін щодо цього працівника дотримуйтесь фактичних даних, щоб сформувалась коректна історія в реєстрі ПФУ.

Ризики / нюанси

Основний ризик – некоректне відображення даних у реєстрах ПФУ та, за наявності бронювання, можливі питання з боку контролюючих органів. Тому небажано залишати невиправлені суперечності між наказами, Об’єднаною звітністю і оперативними відомостями.