Документообіг ФОП на спрощеній системі при покупках з Аліекспрес

Для ФОП 3 групи при покупці товару на AliExpress до 150 євро потрібно мати інвойс на ФОП, документи з оплати та, за наявності митного оформлення, митні документи і зберігати їх як підтвердження походження товару та виконання податкових зобов’язань.

Обґрунтування

Операція імпорту до 150 євро не є об’єктом оподаткування ПДВ і митом. Ввезення товарів на митну територію України, сумарна митна вартість яких не перевищує еквівалент 150 євро, не є об’єктом оподаткування ПДВ та митом згідно з підпунктом 196.1.16 статті 196 Податковий кодекс України.

Якщо вартість не перевищує 150 євро, митниця може не вимагати повної митної декларації. Для несупроводжуваного багажу та поштових/експрес-відправлень до 150 євро передбачене усне або спрощене декларування і звільнення від митних платежів, що зменшує обсяг митних документів, але не скасовує потреби зберігати наявні товаросупровідні документи як підтвердження законності ввезення Митний кодекс України.

ФОП зобов’язаний зберігати документи, що підтверджують походження доходу та виконання податкових обов’язків. Платники податків мають забезпечити зберігання документів та інформації, пов’язаних із виконанням вимог податкового законодавства, визначених у пункті 44.1, протягом установлених строків, зокрема договорів, актів, інших документів, що підтверджують виникнення доходу, та платіжних документів щодо сплати податків п. 44.3 Податкового кодексу України.

Для ФОП на єдиному податку первинні документи потрібні не для витрат, а для підтвердження законності походження товару та доходів. Навіть якщо ви не зменшуєте оподатковуваний дохід на витрати, вам потрібно мати пакет документів, що пояснює, звідки взявся товар, який ви продаєте, та як сформувався дохід, щоб уникнути претензій щодо «непідтвердженого походження» товару та прихованих доходів.

У підсумку мінімальний пакет документів для кожної покупки до 150 євро: інвойс/рахунок з AliExpress, оформлений на ФОП з реквізитами продавця і найменуванням товару; банківська виписка або платіжна інструкція з рахунку ФОП; за наявності – митні документи або повідомлення від перевізника про митне оформлення. Усі ці документи слід зберігати разом із загальним архівом первинних документів ФОПа протягом установленого строку.

Алгоритм дій

1. Оформлення замовлення
   Окремий акаунт із зазначенням ПІБ/назви ФОП. У даних покупця вказати ФОП як отримувача. Слідкувати, щоб інвойс містив ваші ФОП-реквізити та детальний опис товару.

2. Оплата
   Платити з рахунку/картки ФОП. Зберегти банківську виписку або платіжну інструкцію по кожній операції.

3. Отримання товару
   Зберігати повідомлення перевізника, квитанції, документи про доставку і, якщо є, митні повідомлення чи декларації.

4. Формування справи по операції
   Для кожної покупки підшити або зберегти в електронному архіві: інвойс, платіжний документ, документи перевізника/митниці. Забезпечити доступність цих документів на випадок перевірки.

Ризики / нюанси

1. Інвойс має бути від конкретного продавця, а не лише від платформи. Інакше можуть виникнути питання до статусу документа як первинного і до реальності операції.

2. Якщо митне оформлення виконано на фізособу, а не на ФОП, це можуть трактувати як імпорт для особистих, а не підприємницьких цілей. У такому разі складніше довести походження товару, який продає ФОП.

3. Відсутність документів: при перевірці може бути поставлено під сумнів як законність походження товару, так і достовірність обліку доходів, що підвищує ризик донарахувань і штрафів.