Витрати на пальне без документів: як обліковувати ПДВ

Ситуація, коли керівник розраховується корпоративною карткою (карткою-ключ) на АЗС і не надає чеків, є ризикованою для ТОВ на загальній системі оподаткування.

Згідно з нормами законодавства про бухгалтерський облік, підставою для відображення господарських операцій є первинні документи. Банківська виписка підтверджує лише факт перерахування коштів (оплату). Вона не є документом, що підтверджує придбання пального та його цільове використання для потреб підприємства.

Для оприбуткування пального та подальшого списання його на витрати обов'язково потрібен фіскальний чек РРО (який видається на АЗС у момент заправки) або видаткова накладна від постачальника.
Наслідки відсутності документів:

Витрати: Під час перевірки такі суми будуть виключені зі складу витрат, що призведе до заниження об'єкта оподаткування податком на прибуток і відповідних штрафів.
Дохід керівника: Оскільки кошти з рахунку ТОВ витрачені, а отримання товару не підтверджено, вся сума (разом з ПДВ) вважатиметься додатковим благом керівника. ТОВ як податковий агент зобов’язане буде нарахувати та сплатити:ПДФО (18%) з застосуванням «натурального» коефіцієнта (1,219512);
Військовий збір (1,5% або за актуальною ставкою);
ЄСВ (22%), оскільки такі виплати часто трактуються як інші заохочувальні виплати, що входять до фонду оплати праці.

Оскільки АЗС не реєструє податкову накладну на ТОВ (через відсутність ідентифікації покупця або відсутність чека), ви втрачаєте право на податковий кредит. Сума ПДВ, що входить до вартості пального, не може бути включена до витрат, якщо вона не підтверджена належним чином. Проте головним ризиком залишається неможливість самого факту оприбуткування товару.

Щоб виправити ситуацію та уникнути порушень у майбутньому, доцільно вжити таких заходів:

Відновлення документів: Керівник може звернутися до мережі АЗС, де здійснювалася заправка. Багато операторів можуть видати дублікат чека або копію документа за датою операції та номером картки.
Оформлення як нецільової допомоги: Якщо сума незначна, можна оформити виплату нецільової благодійної допомоги керівнику (у межах граничного розміру, що не оподатковується — у 2026 році це 4660 грн). Це дозволить «закрити» витрачені кошти, але не вирішить питання оприбуткування пального.

Для майбутніх операцій найкраще укласти договір з мережею АЗС на використання паливних (смарт) карток. У такому разі постачальник щомісяця надаватиме зведену видаткову накладну та реєструватиме податкову накладну на всю суму спожитого пального незалежно від наявності паперових чеків.

У разі повної неможливості знайти документи керівник має написати пояснювальну записку. Проте це не звільняє від обов'язку оподаткувати ці кошти як додаткове благо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2