Уточнення звітності при відпустці і мобілізації працівника

Потрібно подати уточнюючі Додатки 1 за лютий, березень, квітень і травень 2026 року, замінивши дні «відпустки без збереження ЗП» на дні трудових відносин без заповнення графи 13, оскільки з дати мобілізації працівник вже не перебував у відпустці без збереження зарплати, а був мобілізованим.

Обґрунтування

Мобілізований працівник не вважається таким, що перебуває у відпустці без збереження зарплати. За ним зберігається місце роботи та посада, а його відсутність на роботі зумовлена мобілізацією, а не відпусткою за власний рахунок. Це окрема правова підстава увільнення від роботи, а не відпустка. ч. 3 ст. 119 КЗпП

Графа 13 Додатка 1 призначена саме для відпусток без збереження зарплати. Вона заповнюється лише у випадках, коли працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати відповідно до Закону «Про відпустки» або до спеціальної норми воєнного періоду, а не при мобілізації. Включення до графи 13 днів відсутності мобілізованого працівника є помилковим, навіть якщо це не впливає на нарахування внесків. статтями 25 та 26 від 15.11.1996 №504/96-ВР статтею 12 від 15.03.2022 №2136-IX

Помилкове заповнення графи 13 по мобілізованому працівнику підлягає виправленню через уточнюючу звітність. Навіть якщо така помилка не змінює сум ЄСВ чи податків, вона спотворює дані про страховий стаж у реєстрі застрахованих осіб, що важливо для пенсійних та інших соціальних прав.

Додаток Д1 подається для щомісячного формування відомостей по кожній застрахованій особі. Він відображає не тільки суми нарахувань, а й інформацію про перебування особи у трудових відносинах та періоди, що враховуються до страхового стажу. п. 1 розд. IV Порядку від 13.01.2015 №4

Ваша ситуація по місяцях.

1. З 09.02.2026 працівник уже мобілізований. Отже, всі дні, які ви показували як «відпустка без збереження ЗП» у лютому, березні, квітні, травні після цієї дати, юридично є днями увільнення від роботи через мобілізацію, а не відпустки.
2. В травні ви відобразили 3 дні без збереження зарплати і 31 день трудового стажу при відсутності нарахувань. Для мобілізованого працівника правильно показувати дні трудових відносин у графі 14, а графу 13 не заповнювати.

Алгоритм дій

1. Визначити періоди для виправлення.
   Уточнюючі Додатки 1 потрібні за лютий, березень, квітень і травень 2026 року з дати мобілізації (09.02.2026) по кожен місяць, де було показано відпустку без збереження ЗП.

2. Підготувати уточнюючий Податковий розрахунок за кожен місяць.
   Для кожного звітного місяця окремо формуйте Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий», до якого включаєте тільки ті додатки, де є коригування, тобто лише Додаток 1.

3. Заповнення уточнюючого Додатка 1 по працівнику за кожен місяць.
   Для кожного відповідного місяця у Д1 робите два рядки на цього працівника:

   Рядок	Що показує	Гр.13	Гр.14	Ознака у гр.25
   1	Початкові помилкові дані	як було подано (з днями відпустки без ЗП)	як було подано	«1»
   2	Правильні дані	0 (порожньо, не заповнюється)	кількість к.дн. трудових відносин у цьому місяці	«0»

   Таким чином ви «обнуляєте» помилковий запис і вводите правильний без днів відпустки без збереження ЗП.

4. Як саме виправити травень 2026 року.

   • У першому рядку відтворюєте ваші первинні дані за травень: 3 дні у графі 13, 31 день у графі 14, без сум, з ознакою «1» у графі 25.
   • У другому рядку показуєте правильні дані: графа 13 порожня, у графі 14 – 31 день трудових відносин, сумові показники – нуль, у графі 25 – «0».

5. Як виправити лютий, березень, квітень 2026 року.

   • Аналогічно, для кожного місяця повторюєте комбінацію «рядок з помилковими даними з ознакою 1» + «рядок з правильними даними з ознакою 0».
   • У правильних рядках по періоду мобілізації графа 13 не заповнюється, у графі 14 – фактичні дні перебування в трудових відносинах у відповідному місяці.
   • Якщо у певному місяці до 09.02.2026 дійсно була законна відпустка без збереження ЗП, її дні можна залишити у графі 13 лише в частині до дати мобілізації, а дні після 09.02.2026 – показати тільки у графі 14 як дні трудових відносин.

6. Перевірити відсутність сумових змін.
   Оскільки ви не змінюєте суми нарахувань і ЄСВ, а лише коригуєте дні у графах 13 і 14, фінансові показники розрахунку залишаться тими самими.

Ризики / нюанси

Ігнорування виправлень може викривити дані про страховий стаж. У ПФУ такі періоди можуть обліковуватись як відпустка без збереження зарплати, а не як період увільнення через мобілізацію, що потенційно вплине на майбутні соціальні та пенсійні права працівника.

Штрафів за такі несумові помилки зазвичай не застосовують. Проте завдання роботодавця – забезпечити коректність персоніфікованих даних, тому подання уточнюючих Додатків 1 у вашій ситуації є доцільним і обґрунтованим.

Після подання уточнюючих звітів інформація в реєстрі застрахованих осіб відображатиме працівника як мобілізованого, а не як такого, що перебував у відпустці без збереження заробітної плати.