Норми списання AdBlu для різних автомобілів: регулювання та документи

Можна встановити єдину норму 2 л/100 км наказом керівника для всіх цих автомобілів, якщо вона обґрунтована фактичними даними, але з точки зору захисту на перевірках більш переконливо мати хоча б мінімальну диференціацію або посилання на виробника / вимірювання; норми AdBlue прямо не регулюються окремим НПА, тому підприємство встановлює їх самостійно, а витрати підтверджуються подорожніми листами (з відображенням заправки та витрати), відомостями заправки і актом списання.

Обґрунтування

1. Хто встановлює норми і чи можна одну для всіх MAN.
Податкове і бухгалтерське законодавство не встановлює обов’язкових державних норм витрат пального чи AdBlue для всіх підприємств. Старі норми витрат палива, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.1998 №43, скасовані без затвердження нових обов’язкових. Тепер підприємство саме вирішує, які норми застосовувати, у тому числі може розробити індивідуальні й затвердити їх наказом керівника.

2. Єдина vs диференційовані норми для різних модифікацій.
З формальної точки зору ви можете встановити єдину норму 2 л/100 км для всіх MAN TGX одним наказом, якщо внутрішньо обґрунтуєте, що фактичний розхід по моделях 18.430, 18.440, 18.460, 18.480, 18.500, 26.440 суттєво не відрізняється. Проте для цілей податкового контролю безпечніше мати або: посилання на дані виробника по кожній модифікації, або результати контрольних замірів по групах авто, щоб у разі спору показати, що норма не «зі стелі». Якщо систематично по частині машин буде перевитрата до цієї загальної норми, це стане аргументом податківців щодо «негосподарських витрат» і може спричинити нарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ.

3. Який документ регулює норми списання зараз.
Після скасування Норм витрат палива і мастильних матеріалів, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.1998 №43, обов’язкового єдиного нормативного документа з нормами не існує. Є Методичні рекомендації ДП «ДержавтотрансНДІпроект» з базовими нормами, але вони рекомендаційні. Підприємство вправі: брати їх за основу, використовувати дані виробника, або встановити власні норми на підставі контрольних замірів і затвердити наказом по підприємству.

4. Які первинні документи потрібні для списання AdBlue.
Для будь-яких ПММ, у тому числі AdBlue, витрати списуються на підставі первинних документів, що підтверджують фактичне використання. Для автотранспорту таким документом є подорожній лист, а для іншої техніки — журнал обліку годин роботи, плюс на підставі цих документів складається акт списання, затверджений керівником. Цей підхід прямо описано як базовий для пального: списання на витрати здійснюється за первинним документом (подорожній лист / журнал) і актом списання за період.

5. Чи достатньо відомості заправки та акта списання.
Однієї лише відомості заправок і акта списання на кінець місяця недостатньо, якщо немає документа, що прив’язує заправки і витрати до конкретних рейсів і пробігу. Для транспорту таким базовим документом є подорожній лист, де фіксуються маршрут, пробіг, залишок і витрати пального. За аналогією AdBlue доцільно вести: відомість заправки (по авто і датах) + подорожні листи з пробігом і, бажано, показниками AdBlue + щомісячний акт списання на підставі цих документів. Тоді ви зможете обґрунтувати як кількість заправленого, так і фактичний розхід за період.

6. Чи потрібно відображати AdBlue в подорожніх листах.
Закон прямо не вимагає зазначати саме AdBlue в подорожньому листі, оскільки типові форми скасовані, а форму ви затверджуєте самі. Але подорожній лист є основним документом, де фіксуються показники пробігу і витрат пального, які пов’язані з госпдіяльністю. Тому з практичної точки зору доцільно ввести в затверджену форму колонку або блок для «залишок AdBlue на початок / заправлено / витрачено / залишок на кінець» по кожному рейсу чи дню. Це спростить зв’язок між пробігом, нормою 2 л/100 км і фактичним списанням у щомісячному акті, а також підвищить доказову силу документів при перевірці.

Підсумок: норми AdBlue ви встановлюєте самостійно наказом керівника, бажано з опорою на технічні дані або заміри, а витрати підтверджуєте системою первинних документів: подорожні листи з пробігом (і бажано AdBlue), відомості заправок та акт списання за період.